Оформление выписки из трудового договора нюансы процедуры

11.04.2023 0

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление выписки из трудового договора нюансы процедуры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Для чего запрашивают выписки из договоров

2. ○ Инструкция: порядок прекращения трудового договора.

3. Как заверить копию трудового договора

4. Выписка для загранпаспорта

5. Образец заявления на выписку

6. Десять шагов до пенсии – как правильно оформить выплаты

7. Что ещё нужно учитывать?

8. Как предпринимателю оформить наёмного работника

9. Заявление сотрудника на выписку из трудового договора

10. Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

11. Если работник дал согласие

После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.

Для чего запрашивают выписки из договоров

Выписка из договора — это копия части документа, которая заверена уполномоченным лицом. Она необходима для подтверждения наличия либо отсутствия тех или иных условий, содержащихся в тексте соглашения. Ситуации, в которых возникает необходимость ее предоставить:

подтверждение работником места работы, размера заработной платы для оформления кредита в банке;
контролирующим органам при проведении ими проверок для установления фактов, имеющих юридическое значение;
суду и органам предварительного расследования для получения доказательств по находящимся в их производстве делам;
контрагентам при заключении субдоговоров, иные ситуации.

○ Инструкция: порядок прекращения трудового договора.

Стоит помнить, что независимо от причин прекращения трудового контракта, любая из сторон, изъявившая желание прекратить договор, обязана уведомить о своих намерениях другую сторону.

Для чего готовится письменное уведомление, которое должно быть вручено работнику лично под роспись, а в случае уведомления работодателя — вручение под входящий регистрационный номер через канцелярию, либо посредством почтового отправления.

При расторжении контракта по желанию работника, ему следует отработать установленный законодательством срок, равный 2 неделям, и лишь в исключительных случаях возможно прекращение договора без отработки.

К причинам, позволяющим прекратить трудовые отношения в день написания заявления, относят:

Наличие малолетних детей, либо детей-инвалидов.
Установление опеки над недееспособным членом семьи.
Наступление пенсионного возраста.
Приобретение профессиональных заболеваний.
Стойкая утрата трудоспособности, в том числе инвалидность.
По соглашению сторон.

Как заверить копию трудового договора

Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.

Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:

при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
для получения визы;
при трудоустройстве на новую работу;
в судебном процессе;
при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.

Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах).

При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом.

Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.

Выписка для загранпаспорта

Законодательными нормами устанавливаются строгие правила относительно грамотного проведения процедуры оформления заграничного паспорта. Еще несколько лет назад обязательным этапом данного процесса являлось предоставление выписки из трудовой книжки. Именно она содержала в себе всю необходимую информацию о профессиональной деятельности физического лица за определенный временной период.

Однако некоторое время назад вышеуказанное правило было упрощено. Теперь гражданин не обязан предоставлять в миграционную службу официальные сведения о своей трудовой жизни. Несомненно, такие нововведения значительно упростили процедуру получения заграничного паспорта.

Теперь не нужно тратить время на ожидание от работодателя требуемого документа. Однако следует помнить, что во время заполнения анкеты на получение заграничного паспорта данные о профессиональной жизни все равно придется внести. Делается это просто от руки. Здесь важно указать полностью достоверную информацию обо всех периодах стажа, в которые гражданин был трудоустроен в официальном порядке. Для того чтобы вспомнить все сведения правильно, можно заранее снять копию трудовой книжки, для исключения ошибок или указания неточной информации.

Образец заявления на выписку

Заявление на получение выписки из трудовой книжки может быть написано заинтересованным лицом в свободной форме. Главное, чтобы документ включал в себя следующую основную информацию:

обращение к директору компании либо к иному уполномоченному лицу, в дательном падеже. Например: «Начальнику ООО «Веста» Минину В.В. от инженера Васильева Р.В.»;
далее можно приступать к указанию основной просьбы о предоставлении требуемого документа. Следует отметить, что право сотрудников на получение выписки закреплено в статье 62 ТК РФ. Именно ее и нужно будет указать в основном тексте заявления, например:
«Прошу выдать мне выписку из трудовой книжки, на основании статьи 62 ТК РФ, со сведениями о последнем месте трудоустройства».
В конце документа его автором обязательно должна быть поставлена личная подпись, а также дата составления заявления. После включения всех вышеуказанных сведений документ может быть передан на стол руководителю.

Десять шагов до пенсии – как правильно оформить выплаты

Уже в 2021 году пенсионный возраст повысится до 60 лет, а официально отработанных лет должно быть не менее 28. И тенденция отложенной пенсии продолжится. Поэтому тем, кто в ближайшем будущем выходит на пенсию, нужно заранее побеспокоиться о подготовке документов и проверить правильность их оформления.

Чтобы размер пенсии соответствовал тому, который человек реально заслужил, выплаты начались со дня, следующего за днем достижения пенсионного возраста, а инспектор Пенсионного фонда не гонял будущего пенсионера за недостающими справками, получатель пенсии должен заблаговременно не только подготовить все необходимые документы, но и проверить правильность их оформления.

О том, что следует сделать, чтобы в день подачи документов на пенсию иметь на руках их полный пакет, а также об альтернативном способе подачи документов в Пенсионный фонд, рассказала Виктория Климова, юрист-практик, пенсионный адвокат.

Что ещё нужно учитывать?

Оригинал и выписки из трудовых книжек часто требуются родственникам сотрудника, который умер. В этом случае какие-либо ограничения для обращений не действуют. Документ выдается по последнему месту работы.

Надо помнить, что выписка остаётся актуальной максимум на протяжении месяца после того, как её выдали. При переводе, увольнении или новом трудоустройстве информация тоже может потерять свою силу. Лучше заранее обратиться к сотрудникам контролирующей инстанции, чтобы уточнить особенности использования документа.

Работники имеют право получать от руководства любые документы по трудоустройству, даже если соглашение уже расторгнуто. Исключений из этого правила не существует и при оформлении трудовых книжек.

Отказ от выдачи выписок из трудовых книжек незаконен. Это нарушает права и интересы сотрудника. Ведь в такой ситуации сложно продолжать нормальную работу, невозможно решить многие вопросы, связанные с получением социальных пособий и других видов помощи.

Законодательство не запрещает выдавать оригиналы трудовой книжки при необходимости. В случае потери документа всю ответственность возлагают на руководство предприятия.

Если выписка заверена правильным способом – то она имеет такую же силу, что и оригинальный документ. Вся информация повторяется и соответствует той, что уже фиксировалась в письменном виде. Такая форма взаимодействия с сотрудниками защищает от потери бумаг и проблем с документооборотом.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Что такое трудовой договор и зачем он нужен
Работодатель и работник: кто они
Виды трудовых договоров
Форма трудового договора
Из чего состоит трудовой договор
Какие условия нельзя включать в трудовой договор
Заключение договора на испытательном сроке
Особенности для бюджетников
Особенности для микропредприятий
Как оформить трудовой договор
Ошибки при заключении трудового договора
Хранение трудового договора
Как расторгнуть трудовой договор
Споры по договору: куда идти, если нарушены права
Как еще можно оформить трудовые отношения

При начале трудовых отношений между сотрудником и его нанимателем по требованиям законодательства должен заключаться трудовой договор. Он устанавливает права и обязанности обеих сторон, а также подтверждает сам факт трудоустройства.

Выписка из договора регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013 и его пунктом 140. Согласно ему, работник имеет полное право потребовать воспроизведения части документа и его заверения печатью предприятия.

Сформированная выписка имеет силу только в случае, если ее официально заверят. Это необязательно делать руководителю, поскольку работник, уполномоченный на легализацию документов, вправе подтвердить выписку. Таким образом, руководство освобождено от обязанности подписывать документы, поскольку может делегировать полномочия подчиненным.

Кроме того, печать хоть и желательна, но с 2016 года не является обязательной. Тогда в законодательстве произошли изменения, освобождающие предприятия и иные юридические лица от использования печатей и штампов в ходе деятельности.

Как уже говорилось, документ должен быть выполнен по общепринятой структуре, при этом сама форма свободная. Это означает, что при наличии необходимых реквизитов и запрашиваемой информации может применяться любой формат. Желательно, чтобы она была подробной, примером является следующий документ.

Выписка из трудового договора поможет подтвердить стаж при утере трудовой книжки и рассчитать пенсию, она также запрашивается в кредитных учреждениях для подтверждения дохода. Оформление возможно по месту работы, также допустимо обращаться к бывшим работодателям, если это необходимо для восстановления стажа. Отказ в выдаче документа не предусмотрен, за это предполагается административная и даже уголовная ответственность должностных лиц, которая назначается контролирующими органами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Реорганизация – совокупность действий собственника (юридического лица), связанных с прекращением одного юрлица, в результате которых права, финансовые и договорные обязательства передаются правопреемнику, при этом могут создаваться новые юридические лица, а также прекращаться одно или несколько прежних юрлиц. Реорганизация может проводиться в разных формах – присоединения, разделения, выделения, слияния, преобразования.

Это одна из наиболее конструктивных форм выведения бизнеса из сложных экономических ситуаций. Для проведения данной процедуры государство устанавливает ряд требований, в числе которых – необходимость направить в фискальные органы документ, заполненный на стандартизированном бланке формы 12003 «Уведомление о начале процедуры реорганизации».

Уведомление Р12003 – документ, посредством которого субъект хозяйствования (собственник) извещает соответствующую налоговую инспекцию о принятом решении и начале проведения реорганизационных мероприятий.

Согласно п. 1 ст. 13.1 Федерального закона № 129-ФЗ от 08.08.2001 (ред. от 27.12.2018), «Уведомление о начале процедуры реорганизации» с приложением Решения о реорганизации юридическое лицо обязано направить в инспекцию ФНС, в которой состоит на учете, не позднее трех рабочих дней с момента принятия Решения.

На основании данных, указанных в Уведомлении, фискальные службы в течение 3 дней (рабочих) вносят необходимые отметки о начавшейся реорганизации в ЕГРЮЛ.

Подать Уведомление формы Р12003 можно:

при личном визите в ИФНС;
через единую систему электронного документооборота (понадобится наличие верифицированной подписи);
через МФЦ;
через почтового оператора.

Законодательство Российской Федерации не содержит прямого указания о необходимости направлять работникам уведомление о завершении реорганизации. В то же время изменение организационной структуры предприятия влечет создание нового юридического лица или смену организационно-правовой формы и сопровождается:

внесением изменений в трудовые договоры сотрудников;
внесением изменений в штатное расписание другие внутренние нормативные документы, с которыми коллектив должен быть ознакомлен;
возникновением права уволиться на основании п. 6 ст. 77 ТК РФ при несогласии продолжить трудовые отношения с предприятием-правопреемником.

Об этих фактах работников необходимо предупредить заранее. Если сотрудник согласен работать во вновь созданной организации, он переводится без расторжения договора (письмо Роструда № 1553-6 от 05.09.2006).

Кроме того, слияние, присоединение, разделение, выделение или преобразование иногда влечет изменение условий трудового договора. В таком случае ст. 74 ТК РФ обязывает работодателя уведомлять сотрудников заранее. Работник вправе отказаться от новых условий труда и уволиться по п. 7 ст. 77 ТК РФ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уволить работников при реорганизации организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Решить кадровый вопрос с исполнителями можно по-разному:
- нанять работника в штат;
- временно привлечь исполнителя-физлицо по гражданско-правовому договору;
- заключить договор с самозанятым, ИП, компанией-аутсорсером.
Трудовой договор предполагает максимальную финансовую и административную нагрузку на работодателя, но для заключения менее затратного гражданско-правового договора должны быть основания. За подмену реальных трудовых отношений гражданско-правовыми налагается штраф, доначисляются налоги и взносы.
При заключении гражданско-правового договора (если на это есть основания) надо избегать формулировок, характерных для трудового договора. Не допускайте также оформления других документов и возникновения ситуаций, которые могут прямо или косвенно указывать на трудовые отношения между заказчиком и исполнителем.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Заявление сотрудника на выписку из трудового договора

Форма заявления на получение выписки может быть произвольной, оформляют его в письменном виде на стандартном листе бумаги. Сотрудник может написать его по аналогии с другими обращениями по кадровым вопросам, принятыми в документообороте предприятия.

Заявление на выписку должно содержать следующую информацию:

данные руководителя, к которому обращаются за выпиской (Ф. И. О. , должность);
сведения о заявителе (Ф. И. О., контактные данные);
номер и дату трудового договора, из которого нужна выписка;
перечень данных для включения в выписку;
место предоставления выписки;
дату и подпись заявителя.

Но многие руководители, подстраховывают себя и работников кадрового подразделения, на случай несанкционированного разглашения персональных данных сотрудников. Поэтому просят в заявлении указывать, в какую организацию будет передана выписка.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

Если работник дал согласие

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.

Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.

Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.

Они состоят для работодателя в строгом следовании требованиям ТК, устанавливающего право работника бесплатно и не позднее трех рабочих дней получать персональную информацию в виде выписки из трудовой книжки. Помимо сроков, работодатель должен соблюдать несложные требования к оформлению этого документа, следующие из унифицированных правил делопроизводства, норм ТК, требований Правительства и Минтруда.

Для работника юридический нюанс процедуры состоит в знании своего права на получение документа. Поскольку с подачей заявления связано начало течения трехдневного срока, он может настоять на письменном подтверждении работодателем принятия заявления о выдаче выписки.

Работник должен иметь представление о том как оформляется выписка и как она выглядит в готовом виде, чтобы, при необходимости, потребовать внесения в нее изменений или исправлений.