Как ответить на запрос о предоставлении информации

10.08.2023 0

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как ответить на запрос о предоставлении информации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Инструкция по составлению письма-ответа

2. В рамках выездной проверки могут запрашиваться любые документы.

3. Что делать, если просят дать пояснения?

4. В каких случаях нужно

5. Общие правила написания ответа

6. Рекомендации специалистов

7. Запрошенные документы отсутствуют – что ждет налогоплательщика?

8. В какие сроки готовить ответ

9. Ответ на запрос разъяснений по 44 ФЗ

В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.

Ответ на запрос осуществляется в соответствии с правилами общей деловой переписки. Это означает, что текст ответа должен включать входящие и исходящие данные. Текст ответа должен включать следующее.

Имя (фамилия) и адрес заявителя, и
Фактический текст ответа. Например, «В соответствии с Вашим запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года направляем Вам копию трудового договора №123, заключенного между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А. М., от 16 марта 2018 года». Или «В соответствии с запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года сообщаем, что Максимов Ю., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный моппет».
Дата и подпись сотрудника. В ответе рекомендуется указать имя сотрудника и его контактную информацию. Переводчику могут потребоваться некоторые пояснения.

Если ответ на запрос отрицательный, либо потому, что собеседник не имеет права запрашивать информацию, либо потому, что запрос был сделан неправильно, необходимо указать причину отказа. Например, «Ваше заявление не может быть выполнено, так как не содержит всей необходимой информации». А именно, отсутствуют дата, номер заявления и подпись судьи».

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Инструкция по составлению письма-ответа

В первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты. Прописываем сведения об организации—отправителе: ИНН, ОГРН, юридический адрес. Далее отмечаем, кто является получателем и отправителем.

В дательном падеже указываем ФИО и должность руководителя компании-получателя, наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Здесь же оставляем те же сведения, но уже об отправителе, в родительном падеже.

Ниже по документу посередине листа пишем слово «письмо». В силу того, что вся корреспонденция подлежит регистрации, необходимо присвоить официальной бумаге уникальный номер для документооборота, обозначить дату её составления.

На следующем этапе заполнения предстоит разобраться с основным блоком документа. Отмечаем, что компанией был получен запрос с конкретной просьбой, ссылаемся на письмо-запрос (дата, номер). Затем предоставляем контрагенту запрашиваемую им информацию в том виде, в каком он попросил её предоставить.

Если составитель заранее понимает, что полученный запрос не удовлетворит адресата, имеет смысл указать альтернативные пути решения вопроса. Сделать это можно не в каждом случае, однако если имеется такая возможность, не нужно ей пренебрегать. Как правило, речь идёт об обсуждении условий заключения договора (цена, сроки, количество и качество товара).

Примерный образец

Нами было получено письмо-запрос № 22 от 17.09.2024, в котором Вы просили предоставить прайс-лист поставляемых товаров. Вас, в частности, интересовали белые футболки с 42 размера по 54 размер.

Уведомляем Вас, что мы можем предоставить только чёрные футболки интересующих Вас размеров. Надеемся, Вы рассмотрите наше предложение.

С уважением, генеральный директор ООО «Вершки-Корешки» Ватов Н. Д.

На этом этапе письмо-ответ можно считать полностью составленным. Остаётся лишь заверить его автографом директора с расшифровкой (фамилия и инициалы), отправить адресату. Если контрагент указал какой-то конкретный способ получения, по возможности удовлетворяем его просьбу.

В рамках выездной проверки могут запрашиваться любые документы.

Пункт 12 статьи 89 НК РФ содержит лишь одно ограничение: они должны быть связаны с исчислением и уплатой налогов.

В Письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок», налоговая служба описывает то, какие документы и информация могут интересовать проверяющих, не намного подробнее:

«в ходе проведения налоговой проверки должностными лицами налогового органа проверяются, анализируются, сопоставляются и оцениваются документы и информация, имеющие значение для формирования выводов о правильности исчисления, удержания и уплаты (перечисления) налогов и сборов, а также для принятия обоснованного решения по результатам проверки».

Какого-либо исчерпывающего перечня таких документов нет, соответственно, объем и состав запрашиваемых документов и информации фактически не ограничен.

Что делать, если просят дать пояснения?

Сразу обращаем внимание, на основании какой нормы просят дать пояснения.

Если на основании 93.1 НК РФ, то актуально все то, что написано выше.

Если же на основании п. 3 ст. 88 НК РФ, то налоговый орган должен в требовании указать, какие выявлены проверкой ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, полученным им в ходе налогового контроля.

Если налоговый орган не указывает, какие ошибки либо противоречия выявлены, то ответ на него является вашим правом, но не обязанностью.

ВАЖНО! Даже в таком случае не следует игнорировать требование. Целесообразно указать в ответе, что при самостоятельной проверке налогоплательщиком поданной им декларации никаких ошибок, противоречий не выявлено, соответственно, обязанности давать какие-либо пояснения не возникает.

В каких случаях нужно

Приведем перечень наиболее часто встречающихся случаев, когда составление ответа является необходимым:

Поступление запроса от	Комментарий
Государственного ведомства	Например, от ФНС о предоставлении отчетности
Поставщика товаров или материалов	Если поставщик попросил приобретателя уточнить список товаров или материалов, на которые оформляется заказ
Покупателя	К примеру, если покупатель направил запрос о возможности/невозможности доставки товара к нему в определенную дату или время
Судебного органа	При запрашивании судебной инстанцией доказательной базы
Иного физического или юридического лица	К примеру, при истребовании физическим лицом информации о возможности устроиться в организацию на определенную вакансию

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Запрошенные документы отсутствуют – что ждет налогоплательщика?

Дать ответ налоговикам необходимо в любом случае. Но, что делать, если документы требуют предоставить, а их нет? Скорее всего, сотрудники налоговой службы выполнят выездную проверку предприятия.

Компанию ждут серьезные неприятности, если документы были утеряны, уничтожены или не выдавались совсем.

В случае если налогоплательщик не предоставит подтверждение произведенных расходов, сотрудники будут вправе потребовать доплаты налогов, а также уплаты штрафов и пени.
Нарушение правил учета влечет за собой санкции по ст. 120 НК РФ, а также привлечение к административной ответственности должностных лиц.
Уничтожение или сокрытие документации в корыстных целях может привести к уголовной ответственности.

Своевременное предоставление сотрудникам налоговой службы всех необходимых документов, исключает вышеперечисленные риски.

В какие сроки готовить ответ

Все зависит от конкретной корреспонденции. Для частных организаций четких сроков не предусмотрено. Государственные учреждения обычно отмечают либо дату либо период, в течение которого требуется предоставить информацию. При переписке с контрагентами стоит ориентироваться на договор. В нем обычно прописано, сколько дней отводится для ответа. Если срока не указано, смотрите на суть вопроса. Если корреспонденция важная, обычно рекомендуется предоставлять информацию не позже чем в течение 3-7 дней.

Что касается обращений граждан, то установлены конкретные сроки. В течение 3 дней его письменное обращение обязаны зарегистрировать. Если в компетенцию получателя эти вопросы не входят, то на переправку в другой орган дается не более 7 дней (ст. 8 ФЗ № 59). Столько же предусмотрено и для отправки уведомления о том, что требуемые сведения указаны на официальных сайтах. На рассмотрение обращения дается 30 дней (ст. 12 того же закона).

Управляющие компании обязаны предоставлять контакты, наименование организации и должностных лиц, сведения о тарифах, нормативах потребления и др. на следующий день после обращения. В течение 3 рабочих дней обязаны предоставить сведения о показаниях общедомовых счетчиков, копии актов о причинении вреда здоровью гражданина, о нарушении качества предоставляемых услуг, о проверке нарушений и т. д. (пункт 34 постановления правительства РФ от 15.05.2013 № 416).

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
Расширяется клиентская база;
Ведется поиск каналов сбыта продукции;
Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

ООО «Эксим» Петровой Е. П.

г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

На № 01-19/412 от 05.10.17

Уважаемая Елена Павловна!

В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

Подводя итог, следует отметить, что письмо – ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

Ответ на запрос разъяснений по 44 ФЗ

Ответ на запрос о разъяснении — это обязанность заказчика растолковать участнику положения документации. Разберемся, какие существуют требования к такому ответу и как правильно его составить.

Закон о контрактной системе позволяет участнику закупок, которые осуществляются путем проведения электронного аукциона и открытого конкурса, обратиться к организатору за официальными пояснениями положений документов о закупке.

Для этого он создает так называемый запрос на пояснение. Ответ на него будет дан, только если участник соблюдает определенные законом условия.

Например, запрос в отношении аукционной документации должен удовлетворять следующим требованиям:

поступил через ЭТП от аккредитованного на площадке участника
поступил от зарегистрированного в ЕИС участника (требование вступило в силу с 01.07.2018);
поступил не позднее чем за три дня до даты окончания подачи заявок на участие в аукционе;
общее количество обращений одного участника в рамках этого тендера не превысило трех.

Ответ на обращение в отношении положений конкурсных документов заказчик обязан направить в письменной форме или в форме электронного документа, если указанное обращение поступило к нему не позднее чем за пять дней до дня окончания подачи заявок на участие в открытом конкурсе.
И при проведении электронного аукциона, и при проведении открытого конкурса заказчик обязан разместить в Единой информационной системе (ЕИС) разъяснения положений документации о закупке, не меняющие ее суть, с указанием предмета обращения, но без указания наименования и реквизитов участника, который задал вопрос.
Нарушение порядка предоставления ответов на правильно поданные обращения грозит административной ответственностью.