Складской учет материалов: виды и способы учета, возможные сложности, организация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Складской учет материалов: виды и способы учета, возможные сложности, организация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.

Разновидности складов

Сегодня выделяют 3 основных типа складского хозяйства. Первый основывается на функционировании:

• Материальные — нужны для сохранения ценностей, которые используются для промышленного процесса.
• Внутрипроизводственные — внецеховые и внутрицеховые, в которых хранятся активы, нужные для поддержания стабильного функционирования предприятия.

Исходя из вида хранящихся ресурсов они бывают следующих типов:

• Универсальные — актуальны практически для всех МПЗ.
• Узконаправленные — «заточены» под определенные объекты.

Последняя классификация основана на месте расположения:

• Централизованные.
• «Промежуточные» — кладовые располагаются на территории предприятия.

Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство

Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

• Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
• Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
• Заполнение журнала регистрации.
• Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
• Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
• Создание кассового ордера.
• Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

Из минусов можно отметить:

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Учёт материалов и контроль за их движением на складах (в кладовых)

На складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) организуется аналитический учёт. В соответствии с требованиями п. 3 ПБУ 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» единица бухгалтерского учёта материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. Учёт организуется по каждой единице производственных запасов, в соответствии с порядком их хранения, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Учёт движения материальных ценностей ведётся непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Складской учёт осуществляется на карточках складского учёта материалов по типовой междуведомственной форме № М-17. На каждый номенклатурный номер (единицу учёта) ТМЦ должна открываться отдельная карточка. Карточки открываются бухгалтерией и передаются материально-ответственным лицам под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учёта кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт (форма М-8) в карточки складского учёта данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчётным месяцем. В таком случае лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учёта.

Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически (периодичность рекомендуется установить учётной политикой) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременность и правильность записей в карточках складского учёта, произведённых материально ответственными лицами.

Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учёта.

При необходимости материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определённые материальные ценности, особенно дорогостоящие. Одновременно с вышеуказанной проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приёмку-сдачу первичных документов на хранение в соответствии с принятым порядком документооборота.

Приёмка-сдача первичных документов должны оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако, с согласия материально ответственных лиц, подтверждением приёмки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учёта о проверке записей по каждой операции.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все карты, независимо от полноты использования лимита.

До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают материально – ответственные работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Сверка данных подтверждается их подписями.

При выявлении серьёзных нарушений в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведённом инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия.

При широком использовании компьютеров, в том числе для организации складского учёта, организация может отказаться от карточек складского учёта, однако в этом случае следует закрепить принятую систему учётных регистров, документооборота и системы контроля за наличием и правильностью учёта материальных запасов в учётной политике.

Что такое складской учет и зачем он нужен

Чтобы лучше понимать, зачем нужен складской учет, разберемся в основных понятиях.

Складской учет — это постоянный количественный учет и контроль за всеми товарами и материалами, поступающими на склад. Контролем ведения учета обычно занимается главный бухгалтер, а исполнением — кладовщик. Для удобства ведения учета были разработаны и утверждены законом учетные карты. Кладовщик занимается заполнением карт и является материально-ответственным лицом. Он заключает с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору, а при изменениях, например, увольнении сотрудника, проводится инвентаризация.

Учет запасов законодательно регламентирован приказами Министерства финансов. До 2021 года это был ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”. С 2021 года организации обязаны вести учет по ФСБУ 5/2019 “Запасы” (утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). Согласно этому документу складской учет может вести только назначенное материально-ответственное лицо. В этом же документе прописаны ценности, которые относятся к материально-производственным запасам (МПЗ). Складской учет в кредитных и бюджетных организациях регулируется другими документами.

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, которые используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, предназначенной для продажи. Перечень активов можно посмотреть в ФСБУ 5/2019. Не относятся к запасам активы, предназначенные для использования на длительном сроке (считаются основными средствами), а также незавершенное производство.

В чем суть складского учета

Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).

Складской учет состоит из нескольких этапов:

1. Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы и прилагает к ним накладные, чеки и обязательные сертификаты. Ответственный за склад сверяет количество и характеристики МПЗ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад и оформляет приходную накладную. В конце дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все МПЗ, полученные за день.
2. Хранение. Когда МПЗ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте. Кроме этого, на каждую позицию заводится отдельная карточка с названием, характеристиками, количеством в наличии.
3. Перемещение. МПЗ перемещают по разным причинам: например, отправка товара со склада в розничный магазин, переезд на другой склад, производство и т.д.
4. Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех МПЗ, хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности продукции, выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Предприниматель сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять МПЗ каждый день. Но есть обязательная ревизия склада: она должна проводится каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если итоговые бухгалтерские отчеты составлены без нее, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тыс. рублей.
5. Выбытие. На этом этапе МПЗ покидают склад вследствие продажи, возврата поставщику, списания или кражи.

Для чего вести складской учет

Главная цель складского учета — показать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в конкретной локации (например, на складе или в магазине). Если вести его внимательно, вы сможете отследить и проанализировать все операции, которые проводятся в вашей компании.

Знание остатков помогает планировать закупки и поставки. Например, пищевые продукты нельзя долго хранить на складе из-за короткого срока годности — заказывать большое количество таких товаров не имеет смысла. В итоге вы можете не успеть их продать и вам придется списать нереализованные изделия, понеся убытки.

Учет материально-производственных запасов помогает отследить спрос и показатели продаж. Вы можете увидеть, сколько товаров, когда и на какую сумму было продано, какие позиции покупают плохо, а какие, наоборот, хорошо расходятся. Вы будете знать, что приносит прибыль, а что — нет. Таким образом, складской учет позволяет регулировать ассортимент и вовремя избавляться от неликвида.

Складской учет помогает избегать воровства среди сотрудников и клиентов. Искоренить его полностью довольно трудно и затратно, но постоянные крупные недостачи, отраженные в системе — повод внимательнее следить за коллективом и покупателями.

Все операции на складе сопровождаются соответствующей документацией — она тоже является частью учета.

Все операции, которые проводятся на складе с МПЗ, должны быть отражены в соответствующих ведомостях. Первичная документация служит подтверждением всех процедур, проводимых с активами. Ее ведение регламентировано законодательством РФ, при неправильном заполнении могут быть серьезные последствия.

Документы, предназначенные для приема товара:

• накладная от поставщика;
• приходный складской ордер (М-4);
• ТТН (товарно-транспортная накладная);
• акт приемки продукции (М-7);
• приходная накладная;
• акт приемки материалов (Торг-1);
• акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ (Торг-2).

Для отражения операция по хранению, отпуску и транспортировке продукции используются следующие документы:

• товарный ярлык (Торг-11);
• карточка учета материалов (М-17);
• требование-накладная (М-11);
• документ на внутреннее движение и передачу товаров (Торг-13);
• бумаги на отпуск материалов (М-15);
• товарная накладная (Торг-12);
• списание продукции (Торг-16).

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

• материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
• ценности, готовые к реализации (товары);
• материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

• активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
• продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Автоматизация складского учета на предприятии

Осуществлять автоматизацию складского учёта можно разными путями. Варианты зависят от финансовых возможностей, целей и задач предприятия. В небольших компаниях с низким товарооборотом и доходами возможно внедрение типовых решений, не предусматривающих установку сложного оборудования и программного обеспечения.

Для прочих предприятий оптимальным вариантом станет полная или частичная автоматизация, введение в постоянную практику учёт продукции с помощью штрихкодов, RFID и т.д. Для функционирования склада понадобится следующее оборудование: сканер, терминал для сбора данных, принтер этикеток.

Сканер штрихкодов считывает информацию и передаёт данные в единую базу. Устройства могут быть проводными или беспроводными. Портативный компьютер со встроенным сканером называется терминалом. Он предназначен для сбора и хранения информации. Напечатать этикетки для товаров без штрихкода сможет специальный принтер.

Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются

Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи — показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе. Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.
Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.

Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.

Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна.

Итак, начнем.

Что включает в себя документооборот на складе

Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.

Документ	Характеристика
Приём товара
Накладная от поставщика	Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.
Приходная накладная	Оформляется на основании накладной от поставщика.
Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т	Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Приходный складской ордер М-4	Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую на склад продукцию.
Акт о приёмке материалов М-7	Нужен для подтверждения, что товар поступил на склад не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.
Акт о приёмке товаров ТОРГ-1	Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность.
Хранение товара
Товарный ярлык ТОРГ 11	Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
Карточка учёта М-17	Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов.
Перемещение товаров
Требование-накладная М-11	Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне.
Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13	Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.
Выбытие товаров со склада
Накладная на отпуск материалов на сторону М-15	Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены.
Товарная накладная ТОРГ-12	Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.
Акт о списании ТОРГ-16	Составляется, если выбытие происходит по причине порчи.

Из каких элементов состоит система управления логистикой

Складская логистика — одно из основных понятий логистики. В системе много взаимосвязанных элементов, формирующих определенную целостность и единство. Элементом системы называют ее часть, условно не расчленяемую на составляющие. В таблице ниже отражена возможная классификация системы:

Признак классификации	Вид систем
Сложность	Простая, сложная, большая
Изменение во времени	Статическая, динамическая
Взаимосвязь с окружающей средой	Закрытая, открытая
Предвидение развития	Детерминированная, стохастическая
Реакция на изменение окружающей среды	Адаптивная, неадаптивная

Задачи отдела складской логистики

Отдел складской логистики обычно включает в себя различные подразделения, у каждого из которых свои индивидуальные функции.

1. Группа закупок:

   • Покупает готовую продукцию за рубежом и осуществляет таможенное оформление.

   • Управляет поставками и запасами расходных материалов, сырья и деталей. Ведет контроль за их базами.

   • Обеспечивает всю компанию складским оборудованием, отвечает за оргтехнику, одежду и упаковку и т. д.

   • Производит закупки товаров для последующей перепродажи, управляет запасами, контролирует заказы сторонних компаний.

2. Группа производственной логистики:

   • В рамках складской логистики отслеживает и определяет готовность заказов на произведенные изделия.

   • Планирует и составляет заявки на поставку сырья, комплектующих и расходных материалов, необходимых производству.

   • Координирует незавершенные процессы изготовления изделий на предприятии.

3. Группа управления запасами и ассортиментом:

   • Организует контроль и управление товарным ассортиментом.

   • Исследует запасы готовой продукции на складах.

4. Группа контроля за поставками готового товара:

   • Принимает и документально фиксирует все заявки (онлайн и офлайн).

   • Управляет доставкой заказанных грузов партнерам и клиентам.

   • Как и служба складской логистики, отслеживает, как функционируют хранилища готовой продукции и распределительных центров.

   • Анализирует, как склад взаимодействует с потребителями и обслуживает их.

Система управления складской логистикой

На складе есть несколько потоков логистической цепи, каждым из которых нужно управлять.

Главные из них: входящий (принимающий, разгружающий грузы, пересчитывающий их количество, обрабатывающий сопроводительную документацию), внутренний (касается перемещения продукции по складу), исходящий (упаковывает, выгружает грузы, готовит сопроводительные документы на них).

Считают, что управление складом в логистической системе производится успешно, если на нем всегда есть объем продукции, необходимый для продажи. При этом запасы считают не как одно целое — их в отдельном порядке рассматривают по каждому наименованию.

Управлять запасами необходимо, если в логистической цепи есть разные ограничения: по объему партии, срокам подачи и выполнения заявок, уровню запасов.

В рамках организации процесса передвижения и распределения продукции должна быть сформирована соответствующая система управления, позволяющая решать ряд задач:

1. Достигать взаимодействия и координации проводимых работ в разных отделах предприятия.

2. Планировать деятельность фирмы на ближайшее будущее и среднесрочную перспективу.

3. Разрабатывать стратегию развития организации.

4. Грамотно пользоваться своими и имеющимися на рынке возможностями, чтобы перемещать и хранить товары.

5. Сформировать единое информационное пространство и пользоваться программными продуктами, обеспечивающими непрерывное проведение нужных операций, и контролировать их выполнение.

6. Создать единую систему учета товарно-материальных ценностей и документального отражения проводимых процессов в рамках складской логистики.

7. Анализировать итоги работы как подразделений, так и всего предприятия.

8. Повышать эффективность работы фирмы, ориентироваться на конечные показатели. При этом не нужно обращать внимание на возможное повышение расходов на отдельных участках в технологическом процессе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, — это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Похожие записи:

• Можно ли приватизировать квартиру с долгами по коммунальным платежам в 2023 году в Ярославле
• Актуальные проблемы семейного права 2023 год
• Срок давности по страховым взносам ИП за себя