Сроки сдачи авансового отчета по командировке в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки сдачи авансового отчета по командировке в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке
Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.
Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.
В качестве таких документов используются:
- билеты;
- распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
- посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
- товарные чеки;
- бланки строгой отчётности;
- командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
- отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.
Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2021 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2021 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Авансовый отчет: что в него входит?
В том случае, если любой из вышеперечисленных финансовых документов был приобретен и оплачен онлайн, он предоставляется не в электронном, а в распечатанном виде. Цифровые версии прикладываются только в том случае, если на предприятии есть электронный кадровый документооборот. При использовании услуг сервиса «ППР Командировки» все документы предоставляются в двух вариантах.
Если вместо общественного транспорта машина бралась в аренду, необходимо предоставить договор, чек, а также служебную записку и квитанции с автозаправочных станций. Если речь идет об авиаперелетах, одного билета недостаточно, подтвердить факт поездки может только посадочный талон.
Факт проживания подтверждается бронью или соответствующим чеком либо счет-фактурой. В том случае, если нет автоматизированной системы, представитель отеля или арендодатель может сформировать и подписать договор от руки с указанием предоставленной услуги, сроков проживания, посуточной и общей суммы.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!
- Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
- Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
- Расчет зарплаты, учет денежных операций;
- Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
- Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).
Какие изменения по «имущественным» налогам ожидают бухгалтеров
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
- на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
- типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.
Его выдают:
- вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
- наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
- До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
- После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.
В какие сроки нужно предоставить отчет
Для получения денег на командировку, сотрудник пишет заявление, в котором указывает цель, то есть для чего ему нужны деньги. Чтобы заявление вступило в силу, оно должно быть подписано руководителем.
Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У было установлено, что с 31.10.2020 г. необязательно указывать сумму аванса и срок, во время которого планируются расходы.
Также было исключено требование о сдаче авансового отчета в течение трех дней после возвращения из командировки. Это значит, что теперь отчитаться командированный должен в течение срока, который устанавливает работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании.
Дополнительно, работодателям теперь можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам. В таком случае необходимо написать ФИО, сумму и срок, во время которого планируются расходы, для каждого сотрудника.
Приложения к авансовому отчету
Безусловно, основные документы по командировке — это не столько авансовый отчет. Сколько документы в подтверждение расходов. Какие документы должен собрать и предоставить работодателю работник?
1. Расходы на проживание:
- гостиница: счет и чек ККТ или справка с детализацией услуг и иные документы об отплате
- аренда квартиры: договор найма (аренды), расписка физического лица (Арендодателя) о получении денег, чек ККТ (если он — организация).
2. Проезд к месту командировки:
- электронный билет и посадочный талон
- багажная квитанция
- можно использовать справки авиаперевозчика, ж/д перевозчика
3. Проезд общественным транспортом, такси:
- билет и чек ККТ
Расходы можно подтвердить электронным документом, подписанным электронной подписью.
Для бухгалтера: в командировочные расходы по налогу на прибыль включайте суточные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание. НДС по расходам на проезд можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в билете. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы только в части, превышающие нормы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Таким образом, авансовый отчет по командировке позволит избежать необоснованных трат в служебных поездках и систематизировать расходы на указанные цели.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Как заполнять авансовый отчёт по командировке
Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.
На лицевой указываются такие сведения:
- Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
- его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
- должность;
- данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
- сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).
Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:
- дату, когда был понесён расход;
- порядковый номер подтверждающего документа;
- наименование расхода;
- сумму;
- наименование подтверждающего документа.
Каждому пункту посвящена отдельная графа.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета
Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты. Бухгалтерский учет и проводки В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку. В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм. При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50. При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.
Бывают командировки иностранные, в этом случае работнику выдают денежные средства в зарубежной валюте. При таком расчете вам надобно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Русской Федерации на дату оформления авансового отчета.
ВажноВ учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на командировку) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена курсовая разница). 3. Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, разные чеки, а также выписки с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы сознаются в том периоде, в котором они были осуществлены. 4.
Порядок выплаты суточных работникам
После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.
Общий порядок возмещения командировочных расходов:
- информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
- отправка сотрудника в поездку;
- по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
- производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
- сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.
Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.
В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.