Учет услуг мобильной связи для целей налогообложения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет услуг мобильной связи для целей налогообложения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).
Особенности и проблемы налогового учета
О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.
Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).
Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:
- Должностные инструкции, отражающие необходимость использования мобильного телефона на службе.
- Приказ со списком лиц, имеющих такое право.
- Договор с сотовым оператором.
- Детализированные счета оператора связи, приказ на установление лимитов и др. документы, в зависимости от способа контроля характера затрат.
- Целесообразно прописать использование сотовой связи в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.
Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.
Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:
- необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
- пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
- документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
- сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.
Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:
- если ЛНА установлен лимит переговоров, сверхлимитное включение сумм в затраты незаконно;
- невзысканная сумма сверхлимитных переговоров является доходом гражданина, с нее нужно удержать НДФЛ либо надо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания;
- возвращенная сумма сверхлимитных затрат связи является доходом фирмы, по ней нужно восстановить НДС, отнесенный на вычет; НДС списывается за счет средств фирмы (Дт 91 Кт 19 или 68 – если уже предъявлен к вычету).
При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.
Четвертый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты). Сотрудники пользуются личными телефонами. Выплачивается компенсация или арендная плата за использование личного имущества в служебных целях.
Документальное оформление четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;
- приказ об установлении размера компенсации за пользование личными мобильными телефонами в служебных целях;
- документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником sim-карты;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи;
- отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43). Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.
В случае заключения с сотрудником договора аренды телефона суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Согласно абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ договоры, связанные с передачей в пользование имущества, не облагаются ЕСН.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» ПРИКАЗ г. Москва
О корпоративной сотовой связи С целью повышения результатов деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор Иванов И.И. |
Лимит выплат работникам за использование сотового телефона
Многие предприятия устанавливают лимит выплат работникам за использование сотового телефона. Обычно это делается примерно таким образом: организация оплачивает своим работникам служебную сотовую связь, при этом лимит в месяц на одного работника равен 1000 руб. Соответственно, в налоговом учете признаются расходы по факту получения услуг сотовой связи, но не более 1000 руб. в месяц на одного работника.
Давайте разберемся, насколько необходим такой вариант контроля, в чем его плюсы и минусы.
Чаще всего к установлению лимитов прибегают, если хотят избежать трудоемкого анализа произведенных переговоров. Однако Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 разъяснил, что для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Иначе говоря, установление лимитов не позволит избежать пристального внимания и добиться смягчения требований налоговиков к наличию и составу детализаций.
Кроме того, возникают вопросы, касающиеся сумм превышения лимита.
Обратимся вновь к Письму Минфина России N 03-03-06/2/178, в котором указано, что превышение лимита подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. В свою очередь, сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в составе доходов.
Рассмотрим такую ситуацию: лимит оплаты работникам служебной сотовой связи на предприятии составляет 1200 руб. Расходы работника предприятия на ведение служебных переговоров составили 1700 руб., что подтверждается детализированным счетом. Работник должен внести сумму превышения лимита (500 руб.) в кассу предприятия, которое должно отразить это поступление в составе доходов, а сумму превышения — в составе расходов. Получится, что доход в сумме 500 руб. компенсируется расходом 500 руб., налогооблагаемая база налогоплательщика налога на прибыль в итоге не изменится.
Иная ситуация для тех, кто работает на УСН. Для них увеличение доходов в любом случае связано с увеличением налоговой нагрузки, так как при объекте налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» хозяйствующему субъекту в любом случае придется уплатить минимальный налог в размере 1% от доходов. Если же «упрощенец» применяет УСН с объектом налогообложения «доходы», то вообще вся сумма дохода будет облагаться единым налогом.
Заметим, что вряд ли работник будет с энтузиазмом компенсировать служебные расходы. Вероятнее всего, он начнет требовать пересмотра лимитов или отступления от них на основании имеющихся документов.
На наш взгляд, установление лимита, не решая имеющихся проблем, приводит лишь к появлению новых. Поэтому лимиты на связь целесообразно устанавливать лишь для внутреннего аналитического учета.
В каких случаях требуется компенсация мобильной связи сотрудникам
Затраты на телефонную связь – расходы, присущие практически любому учреждению. При чем, большая доля чаще всего принадлежит сотовым операторам. В этом нет ничего удивительного, так как появление мобильных телефонов значительно увеличило оперативность решения рабочих вопросов, а некоторые специальности попросту не предполагают использование стационарных аппаратов (водители, торговые представители и т.д.).
Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:
- создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
- представление компенсации работникам.
Действующее законодательство требует, чтобы назначению выплат предшествовали анализ экономической обоснованности и предоставление подтверждающих документов.
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.
Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).
Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.
Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.
Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).
Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.
По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.
Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.
Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.
Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.
Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.
Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?
Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.
Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.
Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.
Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.
Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.
Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Как ведется бухучет услуг связи?
В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» УС относятся к расходам по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99, УС отражаются в расходах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
Что делать, если услуги связи были оплачены, а документы утеряны подотчетным лицом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно узнайте мнение экспертов.
С перечнем всех ПБУ можно ознакомиться в материале «Все ПБУ по бухучету на 2020 — 2021 годы – перечень».
Для отражения операций по УС применяются затратные счета: 20, 25, 26, 44, а также прочие счета, использование которых обусловлено видом УС и их конечным потребителем.
1 августа ООО оплатило стоимость интернет-услуг за июль. Стоимость услуг составила 40 000 руб. (НДС в нашем примере не облагается). Указанными услугами пользуется отдел продаж.
В учете ООО отразит следующие проводки:
- 31 июля: Дт 44 Кт 60 — 40 000 руб. — стоимость услуг.
- 1 августа: Дт 60 Кт 51 — 40 000 руб. — оплата УС.
При оказании УС в рамках абонентского обслуживания физлица (сотрудника организации) указанные расходы не находят своего отражения в бухучете хозсубъекта. Исключением может являться компенсация расходов такому физлицу, в случае если это предусмотрено внутренними документами организации. Например, если такие УС были оказаны в служебных целях, тогда в бухучете необходимо использовать счет 73.
В июле Бондарев совершал несколько телефонных переговоров с собственной сим-карты в производственных целях. В соответствии с детализацией оператора стоимость таких звонков составила 1 600 руб. Работодатель предусмотрел внутренними документами компенсацию сотрудникам стоимости служебных разговоров.
- Дт 20 Кт 73 — 1 600 руб. — УС учтены в расходах.
- Дт 73 Кт 51 — 1 600 руб. — УС компенсированы Бондареву.
Кроме того, счет 73 может использоваться при прочих расчетах с сотрудниками. Рассмотрим на примерах.
Молотков пользуется корпоративной мобильной связью. В июле им был превышен установленный положением об использовании корпоративной связи лимит стоимости звонков на 2 500 руб.
Организация отразит следующие проводки:
- Дт 73 Кт 60 — 2 500 — отражено превышение лимита.
- Дт 70 Кт 73 — превышение удерживается из зарплаты работника.
За июнь стоимость УС, используемых Бочковым в личных целях, составила 5 000 руб. Внутренними положениями организации предусмотрена оплата УС по решению руководителя при использовании телефона в личных целях сотрудников. В июле руководителем было принято решение об отсутствии необходимости удерживать стоимость УС с Бочкова.
- Июнь: Дт 73 Кт 60 — 5 000 — отражение УС, используемых в личных целях.
- Июль: Дт 91.2 Кт 73 — отражение в прочих расходах неудерживаемой суммы по УС.
В бухучете к УС также могут быть отнесены следующие расходы:
- подключение телефона или интернета,
- приобретение кабеля, телефона и прочих предметов связи, аренда сетей или кабелей.
Рассмотрим на примерах.
Организация на УСН заключила договор с оператором на подключение телефонной связи. Стоимость указанных работ составила 150 000 руб. Для подключения телефонной связи приобретен кабель стоимостью 5 000 руб. без дальнейшей передачи оператору.
Организация отразит в учете:
- Дт 25 Кт 60 — 150 000 — стоимость работ по УС.
- Дт 10 Кт 76 — 5 000 — приобретение кабеля.
- Дт 25 Кт 10 — 5 000 — списание стоимости работ, связанных с УС.
Если организация приобрела корпоративные сим-карты, то их следует учитывать на отдельном забалансовом счете в соответствии с Ф. И. О. пользователей, номерами сотрудников, а также их индивидуальными лимитами на звонки. В случае если тариф сим-карты предусматривает ежемесячное пополнение карты, предшествующее месяцу использования, то переведенная на сим-карту сумма рассматривается в качестве предоплаты оператору.
Как учесть услуги связи в налоговом учете при УСН «доходы минус расходы», детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Организация в марте 20ХХ года перечислила на сим-карты сотрудников следующие суммы в качестве оплаты УС за апрель: Машкову В. А. — 1 000 руб., Сизову П. П. — 1 500.
- Дт 004 — поступила сим-карта Машкова В. А. 89164555555 — лимит 1 000.
- Дт 004 поступила сим-карта Сизова П. П. 89652589678 — лимит 1 500.
- Дт 60 Кт 51 — 2 500 (1 000 + 1 500) руб. — перечислен аванс оператору связи по картам Машкова В. А. и Сизова П. П.
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Мобильная связь для сотрудников
Да, правомерно, если организация не смогла подтвердить документально факт использования мобильного телефона сотрудником в производственных целях.
Документами, подтверждающими производственный характер использования телефона, могут, например, быть: приказ об оплате мобильной связи с указанием перечня сотрудников, которым такая связь необходима в соответствии со спецификой работы; утвержденный руководителем лимит расходов на использование мобильной связи, детализированный счет оператора связи. Кроме того, условие о компенсации расходов на услуги связи может быть предусмотрено коллективным или трудовым договором.
- В противном случае (при отсутствии подтверждающих документов) проверяющие расценивают суммы компенсации сотруднику расходов на оплату услуг связи как его доход в натуральной форме, который облагается страховыми взносами.
- Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника
- Читайте по теме: Договор ГПХ с работником
- НДФЛ и страховые взносы
- Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:
- Оплата мобильной связи для сотрудников освобождена от взносов
Компания не должна начислять взносы, если оплачивает своим работникам сотовую связь. Так решил ВС РФ. Спор возник после проверки Пенсионного фонда.
Во время ревизии специалисты ПФР начислили взносы на оплату мобильных, заявив, что сотрудники звонят по личным делам за счет компании. Поэтому оплата сотовой связи — облагаемый доход. Но компания привела контраргументы.
Во-первых, деньги работникам никто не давал, плату перечисляли напрямую оператору. Во-вторых, сотовый оператор выставлял счета на имя компании. В-третьих, в приказе об оплате мобильных было сказано, что сотовая связь нужна разъездным сотрудникам для связи с офисом.