Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон не обязывает передавать корпоративную технику по акту, однако его составление позволит документально зафиксировать как сам факт передачи телефона, так и отразить отличительные признаки и техническое состояние переданного в пользование сотрудника устройства связи.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» ПРИКАЗ г. Москва
О корпоративной сотовой связи С целью повышения результатов деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор Иванов И.И. |
Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами, и лимиты на использование корпоративной связи
|
Наименование должности |
Лимит в месяц, руб. |
|
|
Генеральный директор |
3000 |
|
|
Финансовый директор |
2000 |
|
|
Главный бухгалтер |
2000 |
|
| <...> |
С кем можно проконсультироваться?
Чтобы создать политику, которая будет работать для вашей компании, вам нужно привлечь к этому процессу правильных людей. Доверьте это задание руководителям и HR-отделу, а также не забудьте привлечь ИТ-специалистов и юристов, как советует Флин. «Вы, как владелец бизнеса, позаботьтесь о том, чтобы вашу политику проанализировал юрист, особенно, если вы работаете в сфере финансовых услуг или здравоохранения», говорит она.
И, как только вам удалось собрать вместе всех членов команды, вы должны обсудить несколько вопросов:
1. Какие проблемы/вопросы, связанные с мобильными телефонами, есть в нашей компании? Почему вы чувствуете, что вам нужна политика использования мобильных телефонов на работе? Является ли ваша рабочая среда слишком шумной? Вы замечаете, как ваши сотрудники пишут смс, когда вас поджимают сроки? Когда вы сможет озвучить проблемы, которые уже существуют, тогда вам будет легче найти их решение.
2. Какие виды руководств являются подходящими для моего бизнеса? Как советует Флин, вы должны адаптировать свою политику в соответствии с природой вшей отрасли. Если вы работает в сфере пиар-услуг, например, где вам нужна постоянная связь, тогда ваша политика должна быть более мягкой. А вот в строительной компании или на производстве, где существует очень высокий риск возникновения опасных ситуаций, должна быть очень серьезная политика использования мобильных телефонов.
3. Какая мобильная связь нужна моим сотрудникам? Этот вопрос является очень важным и здесь вам помогут ИТ-специалисты, так как они смогут установить специальные приложения и настроить различные функции для электронной почты, внутренней и внешней связи.
Органайзер (или рабочие задания на вашем телефоне)
Если ваши сотрудники по работе делают звонки, отправляют сообщения или просматривают веб-страницы с помощью своих мобильных устройств, вы должны помнить, что это не личные цели и, следовательно, ваша компания оплачивает это. Вот почему вы должны включить в свою политику положение, которое объяснит, что ваши работники должны получить разрешение на выполнение этих действий. Поскольку каждый оператор может предоставить вам выписку о телефонных звонках и их продолжительности, попросите своих сотрудников сделать копии счетов и выделить звонки, связанные с работой, которые затем будут возмещены. Сделайте акцент на том, что эти номера будут проверяться. «Объясните в своей политике, что сфальсифицированные отчеты могут привести к увольнению», говорит юрист Хаймен (Hyman).
Также полезно будет добавить тарифный план. Помните, однако, что некоторые операторы снимают большую плату за скачивание контента, а такие непомерные расходы всегда некстати, особенно, для малого бизнеса.
Вы также должны донести своим сотрудникам, что работодатель не несет ответственность за потерю, кражу или повреждение телефонов сотрудников во время работы.
Безопасность, обязательства и правовые вопросы
1. Использование видеокамеры. Большинство мобильных устройств оснащены камерами, и ваша политика должна четко ограничивать, когда и где ее можно использовать. Например, подумайте о том, чтобы запретить сотрудникам брать с собой телефон в туалет. Хаймен вспоминает свою клиентку, которая подала в суд на работодателя за то, что он сфотографировал ее в «комнате отдыха».
Так же необходимо защитить себя от распространения конфиденциальной информации. Для этого вам необходимо запретить пользоваться телефонами в отделе исследований и развития, а также во время работы с документами и финансами.
2. Публичные беседы. Если вы не хотите, чтобы конфиденциальная информация стала достоянием общественности, тогда следите за деловыми разговорами, которые не должны происходить в лифте или в аэропорту.
3. Разговоры и передача сообщений за рулем. Во многих штатах действуют строгие законы, которые запрещают использование ручных мобильных устройств во время управления транспортным средством. Даже если в вашем штате они не действуют, ваша корпоративная политика должна полностью запретить водителям пользоваться мобильными телефонами в рабочее время (особенно, если автомобиль является собственностью компании). В случае аварии, пострадавшая сторона, скорее всего, подаст в суд на компанию, а на ее работника, объясняет Хаймен. «На месте работодателя я бы сказал: «Нет, вы не может это делать, пока вы работаете», говорит он. Это также должно применяться и к эксплуатации тяжелой техники.
4. Преследование/домогательства. Не забудьте включить основные принципы из вашей политики, касающейся преследований/домогательств на рабочем месте. Скажите своим сотрудникам о том, что они должны немедленно информировать вас, если они замечают любые виды незаконных действий в отношении себя.
Прежде чем заключить договор
Если оператор спишет деньги со счета без каких-либо на то оснований, он понесет за это ответственность. Но вместе с этим компания может пойти на хитрость и сделать все, чтобы пользователь подключил как можно больше платных услуг.
Стандартный договор об оказании услуг мобильной связи обычно имеет большой объем и составляется на нескольких листах, поэтому далеко не все внимательно изучают информацию, в результате чего упускают важную информацию.
Специалисты Роспотребнадзора рекомендуют в первую очередь обращать внимание на:
- мобильный номер;
- минимальный список услуг, которые будет предоставлять оператор;
- тарификация мобильной связи;
- сроки оплаты услуг;
- срок действия тарифного плана;
- форму расчетов.
Уже при изучении договора многие пользователи могут обнаружить первый подводный камень – операторы сотовой связи часто навязывают дополнительные сервисы в качестве основных, и они, конечно, всегда платные. Операторы не имеют права будущему клиенту навязать автоответчик, антиопределитель номера и другие ненужные большинству людей услуги.
Желательно проверить, в течение какого времени будет действовать тарифный план, чтобы не вышло так, что абонент подключил выгодный тариф, а спустя два-три месяца оператор автоматически изменил его на другой, более дорогой.
Обязан ли работодатель компенсировать расходы
Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.
При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):
Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.
С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.
Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:
| Проводки | Описание операции |
|---|---|
|
Дт 26, 44 Кт 60, 76 |
Регистрация акта об оказании мобильных услуг |
|
Дт 60, 76 Кт 51 |
Оплачены услуги мобильному оператору |
|
Дт 26, 44 Кт 73 |
Начислено возмещение служащему |
|
Дт 73 Кт 50, 51 |
Выплачена компенсация работнику |
Управление приложениями
Пользователям Android доступны тысячи разных программ на любой вкус, которые можно легко загрузить в Google Play. Тем не менее, мобильные устройства многих известных производителей продаются с кучей предустановленных приложений и сервисов. Большинство из них даже никогда не запускаются владельцем смартфона, а просто занимают драгоценную память. Избавиться от них можно с помощью стандартного раздела настроек в главном меню Android.
Некоторые программы полностью удалить невозможно, но их можно отключить. Рекомендуем изучить нашу инструкцию и поступать так со всеми ненужными приложениями. Таким образом, они перестанут постоянно работать в фоновом режиме, уменьшая ресурсы ОЗУ.
Узнать о количестве мегабайт, которые потребляют все установленные на телефоне программы, можно в разделе настроек. Убрав все лишние процессы, можно немного освободить ОЗУ и повысить производительность устройства.
SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.
Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.
Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Условия возмещения затрат на мобильный телефон
Использование сотового телефона является неотъемлемой частью любого рабочего процесса. Все больше должностных инструкций предполагает использование мобильного аппарата для более эффективного решения рабочих задач. Это влечет за собой вопрос возмещения расходов по мобильной связи сотрудникам организацией.
Важно отметить ряд нюансов:
- компенсируемые расходы на телефон должны являться экономически обоснованными и подтвержденными документально;
- порядок возмещения затрат следует зафиксировать в трудовом или коллективном договоре;
- необходимо наличие актуального договора с сотовым оператором и предоставление им детализации звонков работников.
Поименный перечень работников организации, которым полагается компенсационная выплата, и список должностей, предполагающих постоянное использование мобильного телефона, утверждается руководителем и фиксируются в приказе.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно учесть компенсации сотрудникам за использование личного автомобиля в рабочих целях.
Законно ли изъятие личного телефона во время работы?
На «Горячую линию» МПРЗ «Действие» обратился диспетчер скорой помощи из Новосибирской области.
Медик рассказал о приказе администрации, согласно которому на время дежурства все личные мобильные телефоны диспетчеров «скорой» сдаются под роспись старшему врачу станции и содержатся «в специальном месте», а время разговора и имя человека, с которым сотрудник говорит во время работы, фиксируются в специальном журнале старшим врачом.
Говорить по телефону, согласно приказу, можно только с родственниками «при необходимости», а также с другими лицами «в иных исключительных случаях».
Рекомендуем прочесть: Кто признает сиротой и предоставляет статус сироты
Данный приказ объясняется необходимостью «обеспечения сохранности врачебной тайны».
Диспетчер спрашивает: «Насколько законен этот приказ? На какие нормы конкретно ссылаться при обжаловании приказа?» Юрист «Горячей линии» отвечает: 1. Работодатель вправе установить ограничение на пользование мобильной связью и интернетом, если это реально вредит производственному процессу; 2.
Запрет использования мобильника
.Директор полоцкого завода Стекловолокно запретил работникам пользоваться мобилой «не в служебных целях». Начальников цехов обязали контролировать рабочих, когда они будут звонить по личным вопросам. Директору по идеологии поручено разъяснить работникам обязанность
«о запрете использования личных мобильных телефонов»
.
Рекомендуем прочесть: Как написать заявление о выдаче постановления об отмене исполнительного
Сообщает сайт СПБ. Запрет установлен с 19 ноября приказом №832 директора «Полоцк-Стекповолокно» Андрея Бунакова «О запрете использования личных мобильных телефонов, планшетов не в служебных целях». Директор обосновывает свой приказ первым абзацем статьи 132 Трудового кодекса Республики Беларусь, которым, работники обязываются всё своё рабочее время выполнять только свои рабочие обязанности.
Однако, директор сознательно не дочитывает этот абзац статьи 132 до конца. А через запятую там написано, «а наниматель должен создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени». Если нанимателем не созданы условия для работы: нет объема работы или не обеспечена безопасность труда, то какая разница, чем занимается рабочий – просто сидит или звонит по телефону.
Трудная задача поставлена перед идеологом, ответить на все возникшие вопросы рабочих: теперь на любой звонок мобильника с незнакомого номера отвечать НЕЛЬЗЯ, или как?
Более половины работников предприятия женщины: могут ли они теперь в вечернюю смену позвонить своим детям, чтобы не беспокоиться за них? Законность данного приказа вызывает сомнения Статья 53 Трудового кодекса про «Обязанности работников» не дает прямого запрета на пользование телефонами во время работы.