Составление и оформление выписки из документа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление и оформление выписки из документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Для чего запрашивают выписки из договоров

Выписка из договора — это копия части документа, которая заверена уполномоченным лицом. Она необходима для подтверждения наличия либо отсутствия тех или иных условий, содержащихся в тексте соглашения. Ситуации, в которых возникает необходимость ее предоставить:

• подтверждение работником места работы, размера заработной платы для оформления кредита в банке;
• контролирующим органам при проведении ими проверок для установления фактов, имеющих юридическое значение;
• суду и органам предварительного расследования для получения доказательств по находящимся в их производстве делам;
• контрагентам при заключении субдоговоров, иные ситуации.

Как правильно оформить выписку из документа образец

Выписка часто запрашивается этими лицами:

• Бывшие сотрудники.
• Сотрудники, работающие в компании.
• Контрагенты.
• Клиенты.
• Пенсионный фонд.
• Налоговая.

Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.

В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:

• подлинник (оригинал);
• копия;
• выписка.

Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.

Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.

Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.

Требования к оформлению выписки из документа
Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.

Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.

Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.

Образец выписки из штатного расписания

Основания для отказа могут быть только достаточно весомыми:

• несоответствие представленных документов и их копий требованиям;
• пакет документов не полный, не соответствует обязательному перечню;
• представленные документы содержат сведения, противоречащие друг другу;
• лицо, выступившее в роли заявителя, не имеет полномочий на получение выписки;
• запрошена выписка по жилому помещению, по которому в данном территориальном органе не имеется сведений.

Отказ должен быть предоставлен в письменном виде с обоснованной причиной, заверенный должностным лицом. При этом при оформлении электронной заявки ответ с отказом придет в форме электронного документа с соответствующей подписью.

Чтобы выписка из роддома стала запоминающимся событием, ее можно сделать оригинальной как самостоятельно, так и привлечь организаторские компании.

Что можно использовать для яркого мероприятия:

1. Украсить машину наклейками. В магазинах много разных вариантов – «Спасибо за дочку/сына», «Еду за дочкой/сыном» и подобные. Их нетрудно прикрепить к машине, и также легко снять;
2. Закупить много разноцветных воздушных шариков и выпустить их в небо;
3. Подобрать красивую музыку для такого случая;
4. Украсить подъезд, улицу, квартиру, в частности детскую комнату. В продаже есть разные гелиевые шары с надписями и пожеланиями.
5. Дома накрыть праздничный стол.

Снятие с регистрации по месту жительства может осуществляться в добровольном и принудительном порядке. Первый случай подразумевает под собой обстоятельства, когда лицо по собственному желанию хочет выписаться из жилого помещения. Во втором же все происходит в рамках судебного разбирательства.

Прежде всего нужно выяснить, куда обращаться, чтобы выписаться из квартиры. Если процедура проводится в добровольном порядке, необходимо посетить паспортный стол. Как правило, это касается случаев, когда гражданин меняет место жительства и, соответственно, место своей регистрации.

Только после выписки со старого места проживания можно прописаться по новому адресу.

Мероприятия по снятию с учета осуществляются бесплатно, поэтому уплата государственной пошлины за данную услугу не производится.

И все же процесс выписки из квартиры имеет свои нюансы. Например, законодательством не предусмотрены сроки, на протяжении которых лицо обязано сняться с места регистрации. Вместе с тем законом установлено, что по прибытии на новое место проживания гражданин должен зарегистрироваться в нем в течение семи дней.

За нарушение данной нормы предусмотрена административная ответственность. В качестве санкции применяется штраф. Поэтому перед тем, как выписаться из квартиры, нужно заранее собрать требуемый пакет документов, чтобы не затягивать этот процесс.

Ознакомьтесь детальнее, как можно выписаться из жилого помещения.

Пока в паспорте сохраняется регистрационный штамп, считается, что человек проживает по этому адресу, и, следовательно, имеет право пользоваться указанной в прописке жилплощадью.

Чтобы можно было оформить новую регистрацию, в паспортный стол нужно принести следующие документы на выписку из квартиры:

• заявление;
• документ, удостоверяющий личность;
• домовую книгу (при наличии);
• адресный листок убытия (форма № 7);
• листок статистического учета убытия при переезде лица в другую страну.

Этот перечень документов в большинстве случаев является исчерпывающим.

Соискатель должен подать заявление установленного образца по форме № 6. Оно включает в себя следующие сведения:

• название подразделения органа ФМС по месту нахождения жилого помещения, из которого осуществляется выписка;
• ФИО заявителя, дату его рождения;
• паспортные данные заявителя;
• информацию о новом месте жительства;
• подпись заявителя и дату составления документа.

Подается заявление через паспортный стол.

Самостоятельно заполнять его могут лица, достигшие 14-летнего возраста. За несовершеннолетних младше 14 лет документ заполняют родители или законные представители.

Что собой представляет выписка?

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:

• Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
• Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.

Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Что собой представляет выписка?

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:

• Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
• Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.

Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО»
(ОАО «Далеко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов п р и к а з ы в а ю:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.04.2014.

Директор Д.А. Молочкова

Верно
Секретарь Подпись О.Е. Шкваркина
20.03.2014

Я думаю, теперь оформление выписки из приказа не вызовет у вас абсолютно никаких затруднений.

• Приказ по охране труда Составление приказа по охране труда – часть процесса организации безопасного производственного процесса. Это распорядительный документ, который, как правило, пишется […]
• Исполнительный лист на алименты: особенности получения Исполнительный лист – это официальный документ. Он выдается судом на основании вынесенного им решения, приговора, другого судебного […]
• Единоличный исполнительный орган юридического лица: функции и полномочия Устав ООО, образец которого считается типовым для всех организаций, содержит ключевые положения, касающиеся […]
• Плата за капитальный ремонт многоквартирного дома в 2018 году Налог, целью которого, по словам чиновников, стала оплата капремонта жилых зданий, является очередной регулярной пошлиной. […]
• Ст 583 закона n 212-фз Лицам, имеющим право как на ежемесячное пособие по уходу за ребенком, так и на пособие по безработице, предоставляется право выбора получения пособия по одному из […]
• Стоимость индивидуального пенсионного коэффициента Понятие индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК) появилось в связи с проведением очередного этапа реформирования системы […]

При подготовке документации для обращения в суд, Пенсионный фонд или другую инстанцию порой целесообразно делать не копии распорядительных актов предприятия, а выписки, затрагивающие информацию только о конкретном сотруднике либо определенном распоряжении.

Порядок составления документа

На законодательном уровне не закреплена четкая форма справки: она составляется с учетом действующих на положении предприятий. Однако документ должен строиться в соответствии с принципами исходника и отвечать определённым требованиям:

• оформляется на фирменном бланке учреждения, в обязательном порядке указываются его реквизиты и полное наименование;
• регистрационный номер должен совпадать с номером приказа;
• дата составления соответствует дате исходника;
• вместо слова «приказ» в качестве наименования – «выписка из приказа»;
• делается выдержка констатирующей части исходника;
• распорядительная часть в случае справки из кадрового распорядительного акта должна содержать положение, затрагивающее только конкретного подчиненного с указанием Ф. И. О. и должности, а в случае составления выдержки из исходника по основной деятельности – включает только требуемую часть текста;
• визируется форма подписью работника, подписавшего исходный документ, с указанием фамилии и должности;
• заключительной строчкой в документе может быть указано, для каких целей он составлен.

ВНИМАНИЕ! При подготовке выдержки из приказа о приеме на работу требуется дополнительное заверение: в нижней части листа проставляется отметка «Верно» и подпись с расшифровкой руководителя службы кадрового учета.

Порядок составления акта включает несколько этапов:

1. Поступление на имя руководителя организации письменного заявления о выдаче выписки с требуемой информацией из распорядительного акта.
2. Распоряжение на имя кадровика о составлении документа.
3. Поиск и подготовка исходника, ознакомление с текстом.
4. Заполнение бланка с освещением требуемых сведений.
5. Подпись лица, составившего исходник.
6. Подпись руководителя в случае необходимости.
7. Доведение документации до запрашивающей стороны по месту требования (допустимо заказным письмом).

При подготовке документации для сторонних организаций в обязательном порядке акт заверяется печатью хозяйствующего субъекта.

Документ должен быть подготовлен в течение трехдневного срока с момента поступления запроса.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Выписка из приказа на отпуск образец

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

[2]

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

[3]

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Похожие записи:

• Штраф за отсутствие регистрации иностранного гражданина в Москве
• Как получить квоту на РВП в СПБ в 2023 году
• Как можно воспользоваться материнским капиталом в 2023 за второго ребенка