Помощник руководителя обязанности и требования работа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Помощник руководителя обязанности и требования работа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.

Зарплата личного помощника руководителя

Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.

Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.

Кто такой ассистент руководителя

Далеко не во всех компаниях вообще есть такая штатная единица, как ассистент руководителя. Зачастую эту должность путают с секретарем или делопроизводителем. Однако обязанности у них различаются.

Ассистент обязан предоставить начальнику всё, что тому требуется для работы. В первую очередь это отчетность и информация о текущем положении дел в компании или отделе. Но также для эффективной работы руководителю требуются более прозаические мелочи, например питание в течение рабочего дня или канцтовары. Предоставляя всё необходимое, ассистент становится правой рукой своего начальника: без него невозможна корректная работа руководителя, а значит, и всего его подразделения.

Чем крупнее компания, тем больше задач находится в зоне ответственности директора или топ-менеджера. Тем важнее роль ассистента. Помощников, которые хорошо выполняют свою работу, руководство ценит и поощряет материально. Однако рассчитывать на фиксированный график-пятидневку не приходится: если у начальника возникло срочное дело вечером или в выходные, он звонит своему помощнику. Но из-за ненормированного графика и разноплановых задач профессия помощника руководителя считается стрессовой.

Стандартные обязанности ассистента

К какой бы категории ни относился ассистент, он будет выполнять пул стандартных обязанностей. Все они обязательно отражаются в документации предприятий и в инструкции для работника. Следующие вопросы можно делегировать большинству помощников:

• организация рабочего места руководителя, закупка канцтоваров, обеспечение начальника другими необходимыми расходными материалами, техникой;
• обработка входящей корреспонденции и распределение ее между отделами фирмы;
• подготовка документов, которые идут на подпись руководителю;
• подготовка материалов, необходимых руководителю, например отчетности, презентаций, регламентов;
• контроль выполнения проектов;
• сбор информации, которая требуется директору для принятия управленческих решений;
• формирование отчетов, писем партнерам и клиентам;
• организация совещаний, в которых участвует руководитель. Например, подбор места для совещания, приглашение участников, обеспечение техническим оснащением;
• контроль за подчиненными, сбор обратной связи, предложений и донесение их до сведения начальника.

Ассистент найден: как повысить его эффективность

Чтобы помощник показал результат, руководитель должен правильно наладить его работу. Во-первых, необходимо прописать рабочие процессы. На этапе собеседования можно созвониться или встретиться лично, чтобы рассказать о том, как работает проект. Лайфхак: можно попросить собеседника включить диктофон и записать рассказ. Это нужно, чтобы потенциальный ассистент позже еще раз прослушал слова руководителя, обдумал и пришел на второе собеседование с вопросами. Помощник должен сам вписать себя в действующую систему проекта. Так он поймет, насколько значима его работа, составит схему своей работы и распишет свои действия по шагам.

Во-вторых, руководитель должен поставить перед ассистентом цель и описать желаемый результат. Нужно дать новому ассистенту время на адаптацию, чтобы он разобрался с бизнес-процессами и отладил свою работу.

Чтобы ни одна задача ассистента не потерялась, важно с самого начала приучить его записывать за руководителем. Всё записанное помощник должен заносить в ежедневник со список дел и в собственную базу знаний. Например, в базе могут содержаться нюансы бизнес-процессов, характеристики товара или услуги, контакты и шаблоны договоров с подрядчиками. Благодаря базе знаний ассистент лучше запомнит информацию, а в будущем не будет переспрашивать у начальника каждую мелочь.

Впервые нанимая помощника, многие предприниматели по привычке продолжают выполнять рутинные задачи самостоятельно. Особенно в период адаптации ассистента, когда он будет допускать ошибки. Руководитель захочет все самостоятельно переделать за ним. Однако так поступать не нужно. Достаточно объяснить, что именно не понравилось и как это можно исправить. Если сейчас продолжить выполнять задачи самостоятельно, получится напрасная трата денег на зарплату помощника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы	Минусы
● Богатый и разноплановый опыт. ● Высокая оплата труда (если компания достаточно крупная). Грамотные начальники ценят хороших ассистентов и нередко мотивируют их доплатами. ● Возможность работать удалённо, хотя и не всегда (некоторые вакансии — исключительно офисные). ● Не всегда требуется профильный опыт и высшее образование.	● График ненормированный: если у шефа возникло срочное дело, он звонит ассистенту даже поздно вечером. ● Маленькая зарплата в небольших конторах (даже по сравнению с заработком фрилансера-копирайтера или контент-менеджера). ● Стресс, необходимость оперативно реагировать на задачи и действовать очень быстро. ● Часто требуется знание иностранного языка (обычно английского) на высоком уровне.

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

• Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

• Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

• Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

• Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Типичные ошибки начинающих помощников руководителей

Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.

• Рассеянность

Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.

Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.

• Опоздания

Личные качества специалиста

Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.

Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:

1. Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
2. Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
3. Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
4. Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
5. Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.

Обязанности и функции помощника руководителя

Как я уже говорил ранее, то, чем будет заниматься личный помощник, зависит от сферы бизнеса, которым занимается его работодатель. У каждого руководителя будут свои индивидуальные потребности. Некоторые приглашают ассистента, чтобы перекинуть на него всю бумажную работу, другие поручают управление отдельными проектами, тогда у помощников может быть своя команда подчинённых. Некоторые же дают преимущественно поручения бытового характера: вызвать такси, заказать доставку продуктов, купить билеты.

Но есть несколько обязанностей, которые являются общими для всех ассистентов:

• делать рабочий день руководителя структурированным: организовывать все его встречи, поездки, готовить нужные документы на подпись, составлять удобное расписание;
• разбирать почту;
• обрабатывать запросы подчинённых и проводить первичные переговоры;
• обеспечение руководителя комфортными условиями: напоминание о встречах, поиск нужной информации, обустройство удобного рабочего места.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция — могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно — на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

• свои способности и таланты,
• свои амбиции и цели,
• свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие — вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Личный помощник — кто это?

Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.

Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.

Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.

На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Когда мы с парнем расстались, я стала снимать квартиру за 26 тысяч рублей. На еду уходит никак не меньше 20 тысяч, а иногда и все 30. Я очень ответственно отношусь к питанию, потому что знаю, что потом это скажется на здоровье, а лечиться будет еще дороже. Не хожу в фастфуд, покупаю органические продукты, могу взять правильные десерты, а они стоят рублей по 300. Иногда руководитель дает деньги, чтобы я купила или заказала еду для него, тогда могу еще что-то взять себе.

Иногда меня забирает водитель, иногда я добираюсь до работы сама — как на общественном транспорте, так и на такси. На это уходит не больше 5 тысяч. Кстати, иногда руководитель отправляет меня в торговый центр что-то купить, и я тогда предлагаю водителю поехать в тот, который побольше, чтобы заодно самой пройтись там по магазинам.

Похожие записи:

• Индексация возмещения вреда здоровью в 2023 году по судебному решению
• Защита по уголовным делам: особенности и правила представительства
• Как взыскать долг если у должника нет имущества и денег