Кассовая дисциплина: как вести кассовые операции в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина: как вести кассовые операции в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
Приходным кассовым ордером называют элемент первичной документации. Он требуется, в соответствии с законом, для учета кассовых операций, осуществляемых в организации. С помощью этого бланка в кассу организации ставятся на приход наличные денежные средства.
Для приходного кассового ордера (ПКО) действует специальная форма. Она состоит из двух частей. Первая — сам ордер, вторая — квитанция к нему. В приходном кассовом ордере должна быть отражена следующая информация:
- дата получения денег;
- номер;
- данные плательщика;
- основания принятия денег;
- сумма;
- подписи сотрудников организации (кассир, бухгалтер, руководитель и т.д.) и другая информация.
Квитанция к приходному кассовому ордеру — как правильно заполнить
Заполняется документ как с помощью печати документа на компьютере, программы или формы в текстовом редакторе, так и от руки. В процессе заполнения ордера ошибки и исправления не допускаются. Необходимо быть внимательным, поскольку при возникновении ошибки или исправления, придется выписывать заново.
- На каждое поступление денег в кассу при расчетах с юридическими лицами. При расчетах с юридическими лицами, квитанция выдается плательщику на руки вместе с кассовым чеком, наличие которого обязательно, кроме тех случаев, когда организация вправе не использовать ККМ для расчетов. При этом необходимо знать, что квитанция – это не то же самое что кассовый чек и не заменяет его. При наличии кассового чека в выдаче квитанции нет необходимости.
- При оформлении выручки, принятой от населения одним документом в конце дня на всю сумму вырученных средств. ПКО формируется один раз на всю сумму, подшивается в кассовую книгу. В этом случае квитанция никому не выдается, поэтому в ней необходимости нет.
- При оплате услуг или товаров в кассу сторонней организации, квитанция может служить документом, подтверждающим внесение денежных средств и, соответственно, документом, по которому отчитывается подотчетное лицо уже в своей организации. В этом случае квитанция необходима.
Что такое подтверждение оплаты? Документ подтверждения оплаты
Отказом в выдаче документа об оплате может быть желание вносителя получить несколько копий одновременно. Согласно НК РФ, финансовые учреждения уполномочены выдавать только оригиналы справок. Выдача дубликата возможна только после письменного заявления плательщика об утрате первичного документа.
В банках и других финансовых организациях ордера клиентов находятся в архиве в течение 5 лет. Жилищно-коммунальные хозяйства имеют право потребовать от абонентов доказательства внесения средств на лицевой счет в течение 3 лет со дня совершения операции. По законодательству, срок хранения подтверждающих оплату документов составляет 5 лет с момента получения.
На практике печать на квитанции должна быть проставлена таким образом, чтобы ее край оставался на приходном ордере. То есть при отрыве квитанции на образовавшемся документе должно остаться неполное отображение печати. Следует также постараться, чтобы код и название предприятия на квитанции присутствовали и читались разборчиво.
А вот в самих нормативных актах, в которых описывается порядок составления кассовых первичных документов (в постановлении № 88 и указании Банка России № 3210-У) говорится о том, что печать должна стоять и на квитанции, и на самом ордере. При этом многие считают квитанцию к ордеру с половиной печати недействительной.
Чек И Приходный Кассовый Ордер 2022 В Подтверждение Услуг
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация имеет право принять к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, расходы командированного сотрудника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. На наш взгляд, возможны споры с налоговым органом о правомерности признания таких затрат, если соблюдение указанных требований обеспечивает только выданный ПКО.
Обоснование позиции:
Расходы на командировки, в том числе стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ) (также смотрите письма Минфина России от 10.06.2022 N 03-03-06/1/34183, от 14.06.2022 N 03-03-06/1/22223, от 11.07.2022 N 03-03-07/33, от 11.07.2022 N 03-03-07/33 и пр.).
Арбитражная практика подтверждает такой подход (постановления АС Поволжского округа от 29.12.2022 N Ф06-18541/13, ФАС Московского округа от 04.04.2022 N Ф05-856/13).
Отметим, что конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на такси, глава 25 НК РФ не предусматривает.
Анализируя нормы НК РФ и ТК РФ, контролирующий орган разъясняет, что порядок и размеры возмещения расходов коммерческой организации на проезд работника на такси должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2022 N 28-11/121388, а также Вопрос: Должна ли организация оплачивать сотруднику, находящемуся в командировке такси? Если да, то на основании чего? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2022 г.)).
В письмах УФНС России по г. Москве от 06.08.2022 N 16-15/080978 и от 19.12.2022 N 28-11/121388 отмечается, что документальным подтверждением фактически понесенных расходов на оплату услуг легкового такси является обязательно выдаваемый водителем кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (далее — Правила).Об этом же говорит и письмо Минфина России от 02.03.2022 N 03-03-07/11901.
В судебной практике отмечено, что условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что материальные расходы фактически понесены (постановление Одиннадцатого ААС от 20.01.2022 N 11АП-21855/13). В постановлении Девятого ААС от 09.06.2022 N 09АП-12355/12 судьи пришли к выводу о том, что актов оказанных услуг, счетов-фактур, квитанций, служебных записок о предоставлении такси для служебных поездок достаточно для признания расходов (смотрите также постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2022 N А13-6206/2022 и Дальневосточного округа от 20.05.2022 N Ф03-2085/2022). Суды также подтверждают правомерность учета расходов на командировки в целях налогообложения прибыли даже при наличии отдельных недостатков в оформлении первичных учетных документов (смотрите, например, постановление Девятого ААС от 17.10.2022 N 09АП-42033/14).
В то же время нормативных документов, разъяснений или арбитражной практики, позволяющих признавать в целях налогообложения прибыли расходы на такси, в том числе и на провоз багажа, без документального подтверждения, нами не обнаружено.
Касательно отсутствия кассового чека или квитанции в форме бланка строгой отчетности обращаем внимание на то, что контрольно-кассовую технику вправе не применять до 01.07.2022 в том числе организации — налогоплательщики ЕНВД в отношении оказания автотранспортных услуг по перевозке пассажиров при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном Федеральным законом от 22.05.2022 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до 15.07.2022);
Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:
— наименование документа;
— порядковый номер документа, дату его выдачи;
— наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
— идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
— наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
— сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
— должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в действующей до 14.07.2022 редакции).
Кроме того, до 01.07.2022 вправе не применять ККТ организации, оказывающие услуги населению, при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до 15.07.2022); для оплаты пользования легковым такси — это квитанция (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в действующей до 14.07.2022 редакции, Приложение N 5 к Правилам).
Тем самым оказавшее услугу такси ООО может не применять ККТ, но обязано выдать БСО (квитанцию) или подтверждающий прием денежных средств документ, в котором присутствуют законодательно установленные реквизиты. В тех случаях, если организация, оказывающая населению услуги по перевозке в такси, уже оборудовала свои автомобили-такси рекомендованными ФНС моделями кассовых аппаратов, то пассажиру будет выдан чек ККТ. Таким чеком после 1 июня 2022 года сотрудник также вправе подтверждать расходы на такси.
Приходный кассовый ордер подтвердит факт приема денежных средств в кассу организации (пп. 4.1 п. 4, п. 5 Указания Банка России от 11.03.2022 N 3210-У) и, следовательно, не может применяться в заявленных в Законе N 54-ФЗ целях. С учетом этого считаем, что налоговый орган может критически оценить использование только этого документа в качестве документального обоснования произведенных командированным сотрудником расходов. Как доказательство — постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2022 N Ф04-2260/2022(3201-А45-40), в котором суд не поддержал налоговый орган, сочтя, что квитанции к приходному кассовому ордеру вместе с корешками путевых листов могут быть приняты в качестве доказательств, подтверждающих произведенные работником затраты.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Является ли квитанция к пко подтверждением оплаты
Между ООО «Сиб Сервис» (заказчиком) и индивидуальным предпринимателем (исполнителем) был заключен договор перевозки грузов автомобильным транспортом, во исполнение которого налоговому органу были представлены платежные документы (квитанции к приходно-кассовым ордерам), отраженные в бухгалтерском учете, а также иные документы, в частности, счета-фактуры, путевые листы, акты выполненных работ. То есть указанные хозяйственные операции были оплачены заказчиком и отражены в бухгалтерском учете.
Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, при этом они должны содержать достоверную информацию. Перечисленные в указанном Федеральном законе требования касаются не только полноты заполнения всех реквизитов, но и достоверности содержащихся в них сведений.
Как принять к вычету НДС
По нашему мнению, принять к вычету НДС можно и по тем расчетным документам, в которых НДС отдельно не выделен. В том числе и по кассовому чеку. Дело в том, что порядок применения налоговых вычетов установлен в ст.172 Налогового кодекса. А там указан только один документ, который нужен, чтобы получить вычет, — счет-фактура. Поскольку сумма налога входит в стоимость реализуемых товаров (п.1 ст.168 НК РФ), то установить, что НДС был действительно уплачен продавцу, можно, сверив сумму, указанную в чеке, с договорной стоимостью проданных товаров. Они должны быть одинаковыми.
В то же время п.4 ст.168 Налогового кодекса требует, чтобы в платежных документах сумма НДС также была выделена отдельной строкой. Поэтому покупатели будут обращать на это внимание.
Заметим, что в большинстве случаев кассовые аппараты могут пропечатывать в чеках суммы налогов, входящих в стоимость покупки (налога с продаж, НДС). Однако при расчетах с населением этого не требовалось, поэтому во многих машинах эта функция не была налажена. В такой ситуации нужно обратиться в центр технического обслуживания, чтобы вам перепрограммировали ККМ. Если же машину настроить не получится, советуем делать так.
Можно ли принять к учету пко без кассового чека
Подробности Категория: Консультации экспертов ГАРАНТа Опубликовано: 03.08.2020 06:56 Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Для подтверждения расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты, установленные п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Обоснование вывода: В общем случае подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства.
Процесс составления и оформления первичной учетной документации характеризуется некоторой спецификой, которую нужно принимать во внимание работающим с ней сотрудникам. В процессе оформления операций в кассе по приходу и расходу финансовых средств применяются приходные и расходные ордера с квитанциями.
Действителен Ли Приходный Кассовый Ордер Без Кассового Чека
Если потеряли кассовый чек …
При расчете с поставщиками наличными денежными средствами был утерян кассовый чек . Имеются накладная, счет-фактура, приходный кассовый ордер от поставщика. Можно ли принять авансовый отчет от экспедитора по приходному кассовому ордеру, ссылаясь на то, что кассовый чек не является ни первичным учетным документом, ни расчетным, поскольку не отвечает требованиям п. 3 ст. 7 и ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»? Налоговая инспекция требует наличия кассового чека .
Действительно, кассовый чек нельзя отнести к расчетным документам — нет для этого оснований. Не подходит кассовый чек и под определение первичных учетных документов, хотя Минфин России и считает иначе (Письмо от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2). Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). То есть квитанция как раз и является расчетным документом. В то же время Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» обязал организации и предпринимателей при продаже товаров (работ, услуг) за наличный расчет использовать контрольно- кассовую технику. Причем независимо от статуса покупателя: местный житель это или представитель от организации с доверенностью. Следовательно, в соответствии с действующим законодательством при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке одновременно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Аналогичная позиция выражена в Письме УМНС по г. Москве от 22 сентября 2003 г. № 29-12/51732. Таким образом, кассовый чек является дополнительным документом, подтверждающим расход в целях налогообложения прибыли. По мнению автора, в рассматриваемой ситуации при утере экспедитором кассового чека организация в целях бухгалтерского учета может принять авансовый отчет при наличии квитанции к ПКО от поставщика. Однако в целях налогообложения прибыли это сделать вряд ли удастся. В то же время поставщик может (но не обязан) по запросу организации выслать копию контрольной кассовой ленты (ее фрагмента) с указанием «Копия контрольно- кассовой ленты взамен утерянного покупателем кассового чека , полученного (тогда-то) при оплате по накладной (такой-то)» с печатью и подписями поставщика. По мнению автора, такой документ сможет заменить утерянный кассовый чек .
Должен ли я вести какой либо учет данных денежных средств и в какой форме?
А вот теперь о кассовых операциях. В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П, вступившем в силу с 01.01.2012 г., ИП обязаны вести кассовые операции и эта обязанность не связана с отсутствием необходимости в ККМ для ИП, оказывающих услуги. Обязательно нужно вести кассовую книгу. Кассовая книга — это не книга кассира-операциониста, последняя применяется только теми, кто обязан иметь ККМ (см. ст.2 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Вы не обязаны иметь ККМ, но обязаны вести кассовую книгу. Согласно п. 1.8. положения, кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002. РКО и ПКО — кассовые документы.
Квитанция к приходному кассовому ордеру — как правильно заполнить
Заполняется документ как с помощью печати документа на компьютере, программы или формы в текстовом редакторе, так и от руки. В процессе заполнения ордера ошибки и исправления не допускаются. Необходимо быть внимательным, поскольку при возникновении ошибки или исправления, придется выписывать заново.
- На каждое поступление денег в кассу при расчетах с юридическими лицами. При расчетах с юридическими лицами, квитанция выдается плательщику на руки вместе с кассовым чеком, наличие которого обязательно, кроме тех случаев, когда организация вправе не использовать ККМ для расчетов. При этом необходимо знать, что квитанция – это не то же самое что кассовый чек и не заменяет его. При наличии кассового чека в выдаче квитанции нет необходимости.
- При оформлении выручки, принятой от населения одним документом в конце дня на всю сумму вырученных средств. ПКО формируется один раз на всю сумму, подшивается в кассовую книгу. В этом случае квитанция никому не выдается, поэтому в ней необходимости нет.
- При оплате услуг или товаров в кассу сторонней организации, квитанция может служить документом, подтверждающим внесение денежных средств и, соответственно, документом, по которому отчитывается подотчетное лицо уже в своей организации. В этом случае квитанция необходима.
Что такое подтверждение оплаты? Документ подтверждения оплаты
Отказом в выдаче документа об оплате может быть желание вносителя получить несколько копий одновременно. Согласно НК РФ, финансовые учреждения уполномочены выдавать только оригиналы справок. Выдача дубликата возможна только после письменного заявления плательщика об утрате первичного документа.
В банках и других финансовых организациях ордера клиентов находятся в архиве в течение 5 лет. Жилищно-коммунальные хозяйства имеют право потребовать от абонентов доказательства внесения средств на лицевой счет в течение 3 лет со дня совершения операции. По законодательству, срок хранения подтверждающих оплату документов составляет 5 лет с момента получения.
На практике печать на квитанции должна быть проставлена таким образом, чтобы ее край оставался на приходном ордере. То есть при отрыве квитанции на образовавшемся документе должно остаться неполное отображение печати. Следует также постараться, чтобы код и название предприятия на квитанции присутствовали и читались разборчиво.
А вот в самих нормативных актах, в которых описывается порядок составления кассовых первичных документов (в постановлении № 88 и указании Банка России № 3210-У) говорится о том, что печать должна стоять и на квитанции, и на самом ордере. При этом многие считают квитанцию к ордеру с половиной печати недействительной.
Порядок заполнения ПКО
Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:
- В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
- Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
- Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
- Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
- Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
- Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
- В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
- Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
- «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
- В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
- Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
- «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
- Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
- «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
- «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.
Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.