Образцы графиков документооборота в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образцы графиков документооборота в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

График документооборота по учету труда и заработной платы — часть № 2

Наименование документа	Приказ (распоряжение) о поощрении работника	Приказ о направлении работника в командировку	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)	Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска)	Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора)	Табель учета использования рабочего времени	Расчетная ведомость
Код формы	(ф. Т-11, Т-11а)	(ф. Т-9, Т-9а)	(ф. Т-8)	(ф. 0504425)	(ф. 0504421)	(ф. 0504402)
Количество экземпляров	1
Ответственный за составление	Специалист по кадрам	Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов	Бухгалтер по расчетам с персоналом
Документы, на основании которых составляются	Служебная записка, представление к поощрению	Служебная записка	Заявление работника, другие документы	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6, Т-6а)	Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8)	Табельный учет, листки нетрудоспособности, приказы, справки, другие документы	Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие документы по учету труда и его оплаты
Срок составления	1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителем	За один день перед выездом в командировку	Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника	За пять дней до начала отпуска	Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника	16-го и 1-го числа каждого месяца1	За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы
Ответственный за проверку	Начальник отдела кадров	Главный бухгалтер
Срок проверки	В день составления
Кто утверждает (подписывает)	Руководитель	Специалист по кадрам	Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов	Главный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом
Срок утверждения (подписания)	В день составления	1 день со дня поступления документа
Куда передается	Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)	В бухгалтерию
Срок передачи	Не позднее следующего дня после подписания	В день подписания	16-го и 1-го числа каждого месяца
Документы, в которых производятся записи	Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2)	—	Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2)	—	Карточка-справка (ф. 0504417)
Документы, составляемые на основании данного	Расчетная ведомость (ф. 0504402)	—	Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425)	Расчетная ведомость (ф. 0504402)	Платежные документы
Место хранения	Кадровая служба	Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Специалист по кадрам	Главный бухгалтер

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

График документооборота разрабатывается бухгалтерской службой предприятия. При необходимости к разработке графика могут быть привлечены и иные специалисты.

Разработка графика документооборота включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Сбор информация о документах, которые составляемых в каждом конкретном подразделении. По результатам сбора составляются списки.
2. Определение порядка взаимодействия между подразделениями при обработке отдельных видов документов.
3. Разработка оптимальных вариантов документооборота и составление графика. После разработки осуществляется процедура согласования.
4. Утверждается графика руководителем и введение графика в действие соответствующим приказом.

График документооборота для учетной политики — образец

1. сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .

1. сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
2. разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
3. конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
4. конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.

Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

1. ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
2. оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
3. налаживание взаимодействия исполнителей
4. утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);

График документооборота по кассе и прочим операциям – часть № 1

Наименование документа	Приходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	Кассовая книга	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет	Авансовый отчет	Акт о списании бланков строгой отчетности	Требование-накладная
Код формы	(ф. 0310001)	(ф. 0310002)	(ф. 0504514)	–	(ф. 0504505)	(ф. 0504816)	(ф. 0504204)
Количество экземпляров	1	3
Ответственный за составление	Кассир	Подотчетное лицо	Подотчетные лица	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Документы, на основании которых составляются	Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505)	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	ПФХД	Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы	Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО	Заявка на получение БСО
Срок составления	Перед приемом денежных средств (денежных документов)	Перед выдачей денежных средств (денежных документов)	При наличии кассовых операций в конце рабочего дня	По необходимости	На командировочные расходы – в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы)	В течение трех дней со дня проверки БСО	В день совершения хозяйственной операции
Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Кто утверждает (подписывает)	Главный бухгалтер, кассир	Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов)	Главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица	Руководитель, члены комиссии	Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы
Срок утверждения (подписания)	Главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после приема денежных средств (денежных документов)	Руководитель, главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после выдачи денежных средств (денежных документов)	Кассир – в день составления, главный бухгалтер – один день с момента поступления документа	Главный бухгалтер – один рабочий день со дня поступления документов, руководитель – в течение двух рабочих дней со дня поступления документов	В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505)	В день составления
Куда передается	В бухгалтерию	В кассу	В бухгалтерию	В бухгалтерию, копия – МОЛ	Один экземпляр – в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ
Срок передачи	В конце рабочего дня с листом кассовой книги	В день подписания	Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)	Регистры бухгалтерского учета	–	Регистры бухгалтерского учета	Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045)
Документы, составляемые на основании данного	Кассовая книга (ф. 0504514)	–	РКО (ф. 0310002), платежные документы	РКО, платежные документы	–
Место хранения	Касса учреждения	Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Главный бухгалтер

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Наименование документа:

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Оформление документа:

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр — покупателю (в момент отгрузки товара);

2-й экземпляр — в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Пример графика документооборота показан на следующей странице.

Бланк графика документооборота

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете [3] , п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2009, N 8

Не секрет, что в ходе любой проверки у бухгалтера учреждения в первую очередь запрашиваются документы. От того, насколько своевременно и в каком объеме они будут представлены, во многом зависит результат контрольных мероприятий, проводимых в бюджетном учреждении. В этом бухгалтеру может помочь грамотно организованная система документооборота, которая по праву является одним из незаменимых кирпичиков в фундаменте всего бюджетного учета. В статье мы рассмотрим принципы документооборота, его настоящее и будущее.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. В бюджетных учреждениях порядок контроля и упорядочения документов отличается от соответствующего порядка в коммерческих организациях. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (далее — ОКУД):

• класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• класса 05 ОКУД «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации».

Движение первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения как приложение к учетной политике. Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы учреждения в целом.

Грамотно составленный график документооборота позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. Исходя из этого, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

График документооборота допускается составлять в виде схемы или таблицы, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Ниже приведен пример графика документооборота отдельных документов учреждения, составленного в форме таблицы. Она представляет собой перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.

С графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников. Необходимо помнить о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

1. Создание файла.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрация.
4. Принятие решения.
5. Направление на исполнение.
6. Контроль за исполнением.
7. Исполнение.
8. Определение сроков хранения.
9. Передача на хранение.

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

• об утверждении приложения к приказу;
• об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
• о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Мы предлагаем бесплатно скачать график вращения документов в бухгалтерии на нашем сайте. Этого графика следует придерживаться каждому индивидуальному предпринимателю или бухгалтеру, работающему на юридическое лицо, осуществляющее финансово–хозяйственную деятельность

Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности?

Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики. Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году

Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно. Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей.

Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления. Для удобства мы разместили несколько примеров графиков чуть ниже, если возникают дополнительные вопросы и примечания, образцы можно откорректировать своими руками.

Чтобы график получился удобным для использования и наиболее полным, следует обозначить в нем такие пункты сведений:

• кто и когда обязан выписать конкретную бумагу;
• когда этот человек должен предоставить документ в бухгалтерию;
• ответственное лицо за формирование и передачу бумаги;
• кто из сотрудников и в каком промежутке времени занимается обработкой бумаги;
• срок хранения отчетности в архивах предприятия.

Не забывайте о том, что отчетность сдают не только непосредственные работники компании, но и контрагенты, поэтому последних тоже следует внести в график и конечно уведомить их об этом. Избежать путаницы поможет отдельный график, но можно ограничиться и одним, общим.

График будет наиболее полным если все бумаги распределить и объединить между собой в группы, сформированные по определенным признакам. С нашей стороны мы предлагаем 2 наиболее удобных варианта оформления графика документооборота:

1. Определите в группы бумаги, исходя из хозяйственных операций. Этот формат графика станет прекрасным подспорьем для контроля за поступлением первичной отчетности в небольших предприятиях. Первый столбец содержит названия хозяйственных операций, для каждой из которых устанавливаются бумаги, необходимые для выписки.

Ниже представлен график, соответствующий описанному способу.

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

• График: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «График» по всему сайту
• «График документооборота при составлении учетной политики в региональных отделениях Фонда социального страхования Российской Федерации».doc

• График загрузки туристского предприятия группами туристов
• График заслушивания расследования уголовных дел при начальнике подразделения дознания
• График измерения температуры воздуха в парашютном классе (хранилище)
• График измерения влажности воздуха в парашютном классе (хранилище)
• График контрольных проверок регистрации потребительских цен и тарифов на товары и услуги
• График контроля температурного режима хранения медицинских иммунобиологических препаратов
• График контроля проведения досрочного голосования отдельных групп избирателей в труднодоступных или отдаленных местностях на выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва и выборов Президента Российской Федерации
• График кормления ребенка (приложение к договору на оказание услуг по уходу за ребенком)
• График обучения населения мерам пожарной безопасности (приложение к типовому проекту постановления об организации обучения населения Московской области мерам пожарной безопасности и его привлечению к предупреждению и тушению пожаров)
• График общения с ребенком родителя, проживающего отдельно от несовершеннолетнего ребенка (пример)

• Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

• Договоры
• Все документы

• Агентский договор
• Договор аренды
  • Договор аренды жилого помещения
  • Договор аренды нежилого помещения
  • Договор аренды транспортного средства
  • Договор аренды имущества
  • Договор аренды земельного участка
  • Договор аренды предприятия
• Договор банковского вклада
• Договор банковского счёта
• Договор банковской гарантии
• Брачный договор
• Договор безвозмездного пользования
• Договор дарения
• Договор задатка
• Договор займа
• Договор залога
• Защита авторских прав
• Защита прав собственности
• Договор доверительного управления
• Договор комиссии
• Договор кредита
• Договор купли-продажи
  • Договор купли-продажи транспортного средства
  • Договор купли-продажи имущества
  • Договор купли-продажи недвижимости
  • Договор купли-продажи земельного участка
  • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
• Договор лизинга
• Договор мены
• Договор на оказание услуг
• Договор перевозки
• Договор подряда
  • Договор бытового подряда
  • Договор строительного подряда
• Договор поручения
• Договор поручительства
• Договор поставки
• Договор бытового проката
• Договор пожизненной ренты
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования
• Трудовой договор
• Договор уступки права требования
• Учредительные договоры
• Договор франчайзинга
• Договор хранения

• Акт
• Анкета
• Ведомость
• Выписка
• График
• Данные
• Декларация
• Доверенность
• Договор
• Жалоба
• Журнал
• Задание
• Заключение
• Записка
• Запрос
• Заявка
• Заявление
• Исковое
• Извещение
• Инструкция
• Информация
• Карта
• Карточка
• Книга
• Контракт
• Опись
• Отчет
• Паспорт
• Перечень
• Письмо
• План
• Показатели
• Положение
• Постановление
• Предложение
• Представление
• Претензия
• Приказ
• Протокол
• Разное
• Разрешение
• Расписка
• Распоряжение
• Расчет
• Реестр
• Резюме
• Решение
• Сведения
• Свидетельство
• Сертификат
• Смета
• Соглашение
• Сообщение
• Список
• Справка
• Таблица
• Требования
• Уведомление
• Удостоверение
• Устав
• Характеристика
• Ходатайство

Лучше совсем не помышлять об отыскании каких бы то ни было истин, чем делать это без всякого метода. (Р. Декарт)

• Типовые договоры
• Образцы документов
• Политика конфиденциальности
• Обратная связь

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

График документооборота для учетной политики — образец

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению. 5.5.
Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Важно Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

Онлайн журнал для бухгалтера Должностные обязанности: — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.

1. сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .

1. сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
2. разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
3. конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
4. конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.

Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

1. ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
2. оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
3. налаживание взаимодействия исполнителей
4. утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2021 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Наименование документа	Приходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	Кассовая книга	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет	Авансовый отчет	Акт о списании бланков строгой отчетности	Требование-накладная
Код формы	(ф. 0310001)	(ф. 0310002)	(ф. 0504514)	–	(ф. 0504505)	(ф. 0504816)	(ф. 0504204)
Количество экземпляров	1	3
Ответственный за составление	Кассир	Подотчетное лицо	Подотчетные лица	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Документы, на основании которых составляются	Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505)	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	ПФХД	Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы	Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО	Заявка на получение БСО
Срок составления	Перед приемом денежных средств (денежных документов)	Перед выдачей денежных средств (денежных документов)	При наличии кассовых операций в конце рабочего дня	По необходимости	На командировочные расходы – в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы)	В течение трех дней со дня проверки БСО	В день совершения хозяйственной операции
Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Кто утверждает (подписывает)	Главный бухгалтер, кассир	Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов)	Главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица	Руководитель, члены комиссии	Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы
Срок утверждения (подписания)	Главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после приема денежных средств (денежных документов)	Руководитель, главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после выдачи денежных средств (денежных документов)	Кассир – в день составления, главный бухгалтер – один день с момента поступления документа	Главный бухгалтер – один рабочий день со дня поступления документов, руководитель – в течение двух рабочих дней со дня поступления документов	В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505)	В день составления
Куда передается	В бухгалтерию	В кассу	В бухгалтерию	В бухгалтерию, копия – МОЛ	Один экземпляр – в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ
Срок передачи	В конце рабочего дня с листом кассовой книги	В день подписания	Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)	Регистры бухгалтерского учета	–	Регистры бухгалтерского учета	Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045)
Документы, составляемые на основании данного	Кассовая книга (ф. 0504514)	–	РКО (ф. 0310002), платежные документы	РКО, платежные документы	–
Место хранения	Касса учреждения	Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Главный бухгалтер

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

Как составить график документооборота в бухгалтерии

При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».

Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.

Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.

Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.

В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.

Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.

Составляем график документооборота на предприятии

Организация документооборота есть не что иное, как установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов.

В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Для бухгалтера понятие документооборота имеет более широкое значение. Это прежде всего система, включающая:

1. учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
2. порядок хранения документов.
3. первичные документы;
4. график документооборота;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.В Положении о документах и документообороте даны рекомендации по каждой составляющей системы документооборота.

Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости.

Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс. Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер.

График документооборота в бухгалтерии бланкГрафик документооборота в бухгалтерии образец 2017График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

1. определяет порядок создания и движения первичной документации;
2. определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
3. позволяет своевременно получать документы от контрагентов;

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать.

Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.

А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС

А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику.

А в ней перечислить:

1. отделы и службы, через которые должен пройти документ.
2. документы по его компетенции;
3. сроки;

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

1. соблюдение графика;
2. оперативное и правильное создание документов;

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.

Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Похожие записи:

• Как заполнять строку 040 в 6-НДФЛ сравнение с показателем поля 070
• Рассчитываем отпускные в 2024 при увольнении
• Выписка из ЕГРН – официальный документ, подтверждающий право собственности